А вы, друзья, как ни садитесь…

«Грамотно разместив рабочие зоны и подобрав цветовую гамму стен, можно при минимальных расходах улучшить настроение и поднять производительность труда персонала». Это один из постулатов эргономики – науки, изучающей рабочую среду в связи с работоспособностью и функциональными возможностями человека. Компании, занимающиеся торговлей и производством офисной мебели, активно изучают эту науку.

У эргономики офиса две составные: эргономика рабочего места и офисного пространства в целом. Рецепт, как сделать офис эргономичным, зависит в первую очередь от профиля фирмы. Понятно, что адвокаты не будут вести доверительные разговоры с клиентами в большой общей комнате. И наоборот, ни к чему менеджеров по продаже или рекламных агентов рассаживать по маленьким комнаткам.

В плену стереотипов

К наиболее распространенным стереотипам клиентов, идущим вразрез с принципами эргономики пространства, архитекторы относят стремление предельно увеличить кабинет для руководства за счет уплотнения остальных рабочих мест; уменьшение площади приемной и места для совещаний или переговоров; экономию на обустройстве рабочих зон рядовых сотрудников.

Считается, что для правильной организации офисного пространства нужны большие площади и большой бюджет. Покупают мебель, а не инструмент повышения эффективности работы и инструмент мотивации сотрудников. Думают, что правильно организованный офис – это дорогой офис. Планируя организацию нового офиса или реконструкцию старого, обращают внимание на то, «как у других», а не задаются вопросом, «почему так у других». Пожалуй, самая типичная ошибка: руководителю нужно много места, а рядовому работнику – нет. Бывает и наоборот. Начальник и подчиненные располагаются в одном и том же помещении. Здесь срабатывает менталитет начальника: я должен видеть и контролировать своих сотрудников в течение рабочего дня, а не создавать им «индивидуальное рабочее пространство». Такая компоновка рабочего места присуща организациям с «советским менталитетом» и вертикальным стилем управления.

При существующих вертикальных организационных структурах все больше компаний начинают внедрять проектное управление с образованием временных рабочих групп. Как правило, эти группы создаются на определенный период времени для выполнения той или иной задачи. В среднем на работу в таких мини-группах тратится треть всего рабочего дня. Если это руководители, имеющие отдельные кабинеты, то работа проходит там. Если это рядовые сотрудники и офис организован по функциональному типу, то они вынуждены работать в других отделах, мешая коллегам. В большинстве офисов не предусмотрено зон, оснащенных необходимой техникой для групповой работы.

Редкий клиент, приходя, начинает разговор с задач компании, стиля управления и специфики работы. Как правило, начальными условиями является площадь офиса, количество предметов мебели и имеющийся бюджет на покупку. Предполагается, что всю предварительную работу по планированию и организации работы офиса клиент уже проделал. Однако в большинстве случаев эта работа проделывается по принципу «как было раньше», «как видел у других», «как вижу сам». В то же время, не являясь специалистом в области психологии, планировки интерьеров, управления персоналом (закупкой занимается, как правило, хозяйственник, и хорошо, если он предварительно проконсультировался с директором по персоналу), заказчик не задумывается о снижении утомляемости сотрудников, о существующих бизнес-процессах (а не только о функциональном подчинении), о возможности работы творческих групп, о проблемах управления работой офиса.

Понятие эргономичный офис стало появляться в России только сейчас. «Потенциальный заказчик даже не предполагает, что можно получить вполне просчитываемый экономический эффект от правильно организованного офиса. Те, кто это понимает, обращаются в дизайн-бюро еще на стадии проектирования интерьера нового или реконструируемого офиса», – говорит Елена Никологорская, директор по развитию компании ДОК-17.

Делить и умножать

Основа эргономики офиса – его деление на рабочие зоны так, чтобы каждый сотрудник работал максимально эффективно и сам по себе, и в команде. Даже в самом маленьком офисе есть хотя бы 3 – 4 рабочие зоны: приемная, комната персонала, кабинет руководителя, зал для совещаний.

Площадь приемной зависит от ежедневного количества посетителей, но не может быть меньше 10 кв. м. Дизайнеры все чаще вместо традиционной комнаты-приемной предлагают сектор «рисепшн» в открытом пространстве офиса, непременно в сочетании с раздевалкой или шкафом для одежды.

Иногда соображения конфиденциальности диктуют необходимость иметь отдельную комнату для совещаний или переговоров. Это же помещение может использоваться как «шоу-рум» – место для презентации и демонстрации товаров или услуг, где рационально сосредоточена вся презентационная техника. «Для такой комнаты целесообразнее выделить место без окон», – говорят архитекторы.

Иногда для экономии офисных метров в кабинете руководителя отводится зона для совещаний. Но, как показывает практика, такой прием годится только для фирм, где не применяется командный метод работы над задачей, и совещания проходят нечасто. Традиционно кабинет шефа делится на две зоны – официальную (рабочее место) и неформальную, где обязательно ставят кресла, журнальный столик. Как отметили опрошенные архитекторы, часто для функционального и уютного кабинета топ-менеджера достаточно 12 кв. м. Основные помещения – комната или комнаты для персонала – должны учитывать также количество и направление перемещений по офису.

Из этих соображений очень важен фактор, где разместить технику, которой регулярно пользуются все работники, – принтер, сканер, копир. Лучше всего устанавливать такую технику на месте пересечения всех рабочих маршрутов, пользоваться одним аппаратом должны не больше 25 работников. Среди техники общего пользования эргономичными стали многофункциональные устройства, сочетающие сканер, копир, принтер, факс.

Современные эргономисты и психологи рекомендуют создать зону для «кофи-брейков», типа барной стойки. Пятиминутки (обязательно стоя) с чашечкой горячего «допинга» или стаканом прохладительного напитка дают разрядку, позволяют быстро обменяться оперативной информацией или неотложными проблемами и выработать неожиданное решение. Что касается отдельной кухни – она менее эффективна, чем описанная выше зона. Но у нее есть преимущества, если по специфике работы (монтаж в телестудиях, дежурство системного администратора и т.п.) желательно не тратить время на ланчи за пределами офиса.

Впрочем, простым делением пространства задача создания эргономичного офиса не решается. Немаловажную роль играет подбор мебели и создание гармоничной цветовой гаммы рабочего помещения. Предметы интерьера, которые предлагаются для оборудования эргономичного офиса, поставляются из европейских стран и стоят недешево. Хотя в большинстве случаев мебель, с помощью которой можно «правильно организовать офисное пространство», может быть и недорогой. Важно, чтобы она была изначально разработана именно с этой целью под конкретные типы клиентов.

Поэтому подбор цвета мебельной обивки, а под нее – панелей и перегородок из ламината или стен с обоями «под покраску» – самый дешевый путь к стильному и «производительному» интерьеру. Правильно подобранный оттенок создает не только имидж фирмы, но и атмосферу для работы. Известно, что коричневый цвет способствует улучшению исполнительных функций, синий – улучшает активность головного мозга и уменьшает аппетит, желтый и оранжевый – повышают настроение и стимулируют «рождение» нестандартных решений, зеленый – несет спокойствие, но при этом «благоприятствует» производительности работника.

С другой стороны, традиционные и нейтральные белый или серый, которые, кстати, приобрели наибольшее распространение и стали стандартом евроремонта, по мнению психологов, не должны доминировать в оформлении офиса. Первый вариант слишком стерилен, второй ассоциируется с некоей «серой массой». Разумеется, если вы вынуждены привязываться, например, к серому ковролину, грамотный дизайнер посоветует использовать в убранстве пространства контрастные цвета: вишневый, оранжевый, васильковый.

Возможности для комбинации различных цветовых решений уже есть. Многие производители мебели активно пополняют свой ассортимент за счет эргономичных диванов, столов и стульев. Так компания ДОК-17 полностью переработала свой ассортимент оперативной офисной мебели именно с позиций возможности предложения разным типам клиентов «правильной организации офисного пространства». При этом учитывались различные типы управления, направления деятельности, и разная платежеспособность как существующих, так и потенциальных (целевых) клиентов ДОК-17. «В нынешнем году эти модели мы начали предлагать клиентам одновременно именно с позиций эргономики рабочего места и эргономики офисного пространства, – замечает Никологорская.

«В ассортименте нашей компании как минимум 70% мебели соответствует требованиям эргономики», – говорит заместитель директора по маркетингу компании «Фронда» Татьяна Попова. А специалисты компании «Соло» считают, что весь ассортимент мебели, привозимой из Италии, можно смело называть эргономичным.

Есть ли заказчики эргономичных офисов в России? Они стали появляться лишь в последнее время. Для большинства эргономика относится непосредственно к рабочему месту сотрудника. При этом под эргономичностью часто подразумевается только стол с криволинейной поверхностью, в угол которого можно поставить компьютер. В некоторых случаях – уровень расположения монитора относительно глаз. «Мы объясняем клиенту, что нужно рассматривать эргономику всего рабочего места с учетом функциональных обязанностей и специфики работы конкретного сотрудника», – подчеркивает Никологорская. Это определяет форму и габариты рабочего стола, наличие тех или иных приставных столов, дополнительные элементы в виде настольных или навесных полок, приставных или выкатных тумб. При таком подходе легче найти оптимальное решение удобных рабочих мест в условиях извечной российской проблемы нехватки рабочих площадей.