ЭДО в кадрах: как минимизировать бумажную волокиту при большом объеме документов

Каждый год отделу кадров компаний приходится обрабатывать порядка 30 тысяч подписей на бумажных документах — это заявления на отпуск и командировку, приказы об увольнении и приеме сотрудников на работу, а также о вознаграждениях и взысканиях. Чтобы упросить работу с огромным объемом данных, компании охотно переходят на кадровый электронный документооборот (КЭДО). Рассказываем, как сервис Кадровый ЭДО от Контура помогает кадровикам избежать бумажной волокиты при большом объеме документов. 

Зачем бизнесу КЭДО

Кадровый электронный документооборот был закреплен в Трудовом кодексе РФ в 2021 году. Поправки к закону приравняли электронные документы к бумажным при условии соблюдения необходимых требований во время оформления и использовании электронных подписей. Это позволило бизнесу в значительной мере облегчить работу с документацией, в том числе вести кадровый документооборот без дублирования на бумаге.

Наиболее актуальна проблема бумажной волокиты для компаний с большим количеством сотрудников и кадровых событий, в том числе с высокой текучкой кадров. Также это может быть обусловлено спецификой отрасли: например, в общепите или ритейле текучка кадров традиционно высокая. Регулярные наймы и увольнения предполагают постоянную генерацию новых документов, что существенно увеличивает нагрузку на отдел кадров. В этом случае на помощь приходит КЭДО, позволяющий заметно сократить время работы кадровиков и снизить расходы компании на бумагу.

КЭДО выполняет и другие важные функции. Например, с его помощью можно наладить обмен документами между подразделениями компании, если они расположены в разных городах. Цифровизация процесса позволит сократить сроки обмена оригиналами и, соответственно, снизить затраты на их отправку.

Через КЭДО можно работать с любыми документами за некоторым исключением: на бумаге все еще необходимо дублировать приказы об увольнении, акты о несчастном случае на производстве и журналы регистрации прохождения инструктажей по охране труда. Сегодня компании вправе самостоятельно решать переходить им на электронный документооборот или нет, пока это требование не является обязательным.

В 2023 году Минцифры запустил эксперимент по переводу на кадровый ЭДО ряда госструктур и уже предложил подключить к проекту некоторые госкомпании. Поэтому тренд на цифровизацию кадровых документов в скором времени может охватить больше отраслей бизнеса.

Оптимизация массового найма с КЭДО

Электронный документооборот полезен бизнесу при большом количестве сотрудников. Если в компании свыше 1000 работников, то на весь штат приходится от 14 тысяч до 89 тысяч кадровых документов в год. Чтобы не допускать ошибок при их оформлении, сократить время на получение подписей сотрудников и сделать процесс более прозрачным и контролируемым, компании используют КЭДО.

Один из вариантов сервиса для электронного документооборота с сотрудниками — это Кадровый ЭДО от Контура. Он позволяет обмениваться кадровыми и внутренними юридически значимыми документами без дублирования на бумаге.

Сервис КЭДО от Контура сокращает время на обработку документов и минимизирует количество ошибок, что особенно важно при большом объеме документов. Так, для каждого документа можно завести шаблон, где только часть данных будет доступна для редактирования (например, даты отпуска в заявлении на отпуск) — это позволяет установить единую форму документа для компании и избежать ошибок при заполнении. Статусы документов позволяют отслеживать, что каждый из них будет подписан сотрудником в установленный срок, а уведомления с напоминаниями о подписании будут приходить сотруднику до момента, пока он не совершит действие с документом.

Цифровизация также позволяет компаниям упростить процесс массового найма. Поскольку обмен документами и подписание трудового договора проходит в онлайн-формате, на это уходит не больше одного часа. Кроме того, кандидатам не нужно приезжать в офис компании или отправлять оригиналы документов курьерской службой. Это не только дает возможность избежать скопления очередей в коридорах отдела кадров, но и расширить географию поиска новых сотрудников.

Один из таких примеров — компания АО «Новосибирскэнергосбыт», которая внедрила Кадровый ЭДО и перевела всех сотрудников (около 800) на электронный документооборот всего за два месяца. В компании отмечают, что переход на «цифру» помогает ускорить время на наем сотрудников, операции кадрового учета, а также сокращает затраты компании на расходные материалы для физических писем, логистику и хранение бумажных документов. Благодаря быстрому обмену документами, процесс принятия решений значительно ускорился. Это особенно важно в условиях современного бизнеса, где скорость часто играет ключевую роль.

Переход на цифровые технологии позволяет сократить потребление бумаги и уменьшить углеродный след компании, что соответствует современным трендам устойчивого развития и корпоративной социальной ответственности АО «Новосибирскэнергосбыт».

Онлайн-трудоустройство также позволяет бизнесу оптимизировать процесс найма при высокой текучке кадров. При переходе на КЭДО компания может сократить время на оформление кандидатов и снизить трудозатраты HR-отдела. С помощью Кадрового ЭДО от Контура обмен необходимыми для трудоустройства документами и подписание трудового договора проходит в онлайн-формате, весь процесс трудоустройства занимает не больше одного часа. Также в сервисе можно в электронном виде оформить перевод сотрудника, принять заявление на увольнение онлайн и выслать сотруднику его документы по окончании процедуры.

Как запустить кадровый ЭДО при объемном документообороте

Кадровый ЭДО лучше внедрять плавно и поэтапно, так как при резком переходе на электронный документооборот у бизнеса могут возникнуть сложности, а сотрудникам, как и отделу кадров, будет трудно быстро перестроить работу.

Поэтому начать можно с перевода в электронный вид только части документов: например, компании часто начинают этот процесс с заявлений на отпуск. Это наиболее простой и понятный процесс для перевода в электронный вид. После успешного тестирования КЭДО на одном процессе, можно уверенно переходить к другим — например, запустить электронное трудоустройство, а затем и все остальные кадровые процедуры и документы.

Также на первом этапе внедрения КЭДО компания может выделить группу самых заинтересованных сотрудников из разных подразделений, которые первыми опробуют на себе переход в «цифру». А затем подключить к использованию системы КЭДО и других работников.

Как выбрать сервис КЭДО для большого объема документов и не ошибиться

При выборе системы КЭДО компании стоит обратить внимание на несколько критериев. В первую очередь, функциональность: сервис должен позволять выполнять массовые действия, включая отправку, подписание и согласование документов. В системе должны быть инструменты для автоматизации рутинных действий, например, рассылки расчетных листков всем сотрудникам. К важным критериям также стоит отнести отказоустойчивость сервиса при высоких нагрузках: например, когда в один день необходимо направить тысячи сотрудникам документ о подтверждении прохождения инструктажа по пожарной безопасности.

Также система должна предусматривать совместную работу разных подразделений компании. Например, в сервисе КЭДО от Контура документами с сотрудниками могут обмениваться как кадровики, так и бухгалтеры, и все стороны при этом работают на одной платформе — устанавливать отдельные программы не нужно.

Стоит проверить, нет ли в выбранном сервисе ограничений по количеству сотрудников или объему отправленных документов. Такие ограничения могут быть критичны для бизнеса с большим штатом и объемом документов. В Кадровом ЭДО от Контура подобных ограничений нет, кроме того, сервис выполняет проверку введенных сотрудниками данных при заполнении заявлений. Также система выполняет последующее автоматическое формирование приказов и отправку их по маршруту согласования без ручного ввода. 

Если в компании большой объем документов или много сотрудников, для нее актуальны вопросы автоматизации создания, отправки и контроля за документами. Например, в сервисе КЭДО от Контура кадровый специалист может не следить за сроками действия неквалифицированной электронной подписи (НЭП): система автоматически формирует заявки на их перевыпуск. Сервис также поддерживает массовые подписания документов: в таком случае руководителю можно не обрабатывать все документы вручную, а подписать их одной кнопкой за несколько секунд.

Кадровый ЭДО позволяет обмениваться трудовыми договорами, заявлениями и приказами, расчетными листами, справками 2-НДФЛ, а также другими личными и массовыми документами. Поэтому система помогает цифровизировать сразу несколько процессов — от трудоустройства и оформления командировок до массового найма. Электронные подписи для кандидатов и сотрудников легко выпустить в самом сервисе меньше чем за полчаса — у Контура есть собственный аккредитованный удостоверяющий центр для выпуска сертификатов электронной подписи. 

Кадровый ЭДО от Контура проходит регулярные внутренние и внешние аудиты и имеет подтвержденный уровень безопасности. Это важно с точки зрения надежности хранения документов и защиты персональных данных. На сегодняшний день сервис используют компании с десятками тысяч сотрудников и документов. Попробуйте и вы: заполняйте заявку и получите бесплатный доступ к Кадровому ЭДО на месяц. Подробности об условиях акции вы найдете на сайте.

16+. Реклама. АО «ПФ «СКБ Контур». ОГРН 1026605606620. 620144, Екатеринбург, ул. Народной Воли, 19А.
erid: 2SDnjeN5ACr