Филиалы on-line

Любая компания, располагающая сетью филиалов, однажды начинает испытывать проблемы роста. Управлять растущими финансовыми потоками вручную уже невозможно. Приходится обзаводиться корпоративными информационными системами.

Бумажная гора

Петербургская компания ЭТМ («Электротехмонтаж») занимается поставкой электротехнического оборудования в промышленные центры Урала, Поволжья и Северо-Запада. Прайс-лист ЭТМ включает более 10 тыс. позиций – от «лампочек Ильича», бытовых таймеров и счетчиков до силовых бронированных кабелей и трансформаторных подстанций. Это продукция от 32 производителей электротехники, в числе которых Philips, ABB, Eljo и другие европейские, а также российские предприятия.

Сбытовая сеть ЭТМ состоит из десяти филиалов, разбросанных от Урала до Карелии. По замыслу менеджеров компании, филиалы должны работать с местными дилерами, поддерживать на складах необходимый ассортимент и обеспечивать комплексность поставок. Регулированием товарных потоков занимается головной офис в Петербурге.

По мере расширения сети филиалов ЭТМ и пополнения ассортимента топ-менеджерам компании становилось все труднее регулировать бизнес-процесс. Слишком много товаров и документов начало циркулировать между головным офисом и филиалами.

Поэтому в ЭТМ были разработаны корпоративные стандарты документооборота. Суть ее, по словам начальника отдела АСУ Сергея Миронова, состояла в том, что филиалы передавали свои стандартизированные заявки и отчеты в Петербург по электронной почте, и уже здесь информация обрабатывалась при помощи скромной программы «Бизнес-мастер».

Однако в какой-то момент такая технология стала сильно отставать от запросов компании. Работникам головного офиса приходилось обрабатывать до 1500 документов в день. Президент ЭТМ Александр Кукса понял, что развитие бизнеса в таких условиях невозможно, и компания начала поиск современной системы корпоративного учета. Выбор пал на систему NS2000 компании «Никос-софт».

Дурная связь

«Наши специалисты, ознакомившись с проблемами компании ЭТМ, поняли, что на 80% готовы к их решению, – вспоминает директор отдела управления проектами «Никос-софт» Сергей Быков. – ЭТМ нуждалась в информационной системе, способной поддерживать бизнес-процесс в отдаленных филиалах. Именно под эти задачи мы и создали в свое время комплекс NS2000».        

«Разрабатывая NS2000, мы пытались сделать такой продукт, – рассказывает генеральный директор «Никос-софт» Артур Гареев, – который мог бы работать в «ЛУКойле».

Никакого отношения к Вагиту Алекперову и его компании «Никос-софт» тогда не имел. Подразумевалось другое: программа должна работать в экстремальных условиях, когда филиалов много, связь плохая, а документооборот чрезвычайно велик.

(Кстати, продукт «Никос-софта» «ЛУКойл» – точнее, его подразделение «ЛУКойл-бурение» – в конце концов купил.)

«Одна из реалий российской действительности – плохая связь, – констатирует Артур Гареев. – Из-за недостаточного качества связи тормозится развитие Интернета за пределами Москвы и Петербурга. Однако комплекс NS2000 должен был работать и в условиях плохой связи благодаря разработанной нами специальной технологии. Смысл ее состоит в том, что обмен информацией сведен до необходимого минимума. Каналы обмена строго маршрутизированы. Система контролирует обмен информацией, делая его необратимым. Всякая информация, введенная в систему, имеет авторство».

На практике это выглядит так: в каждом филиале ЭТМ находится база данных, показывающая положение дел в этом подразделении. В Петербурге расположена сводная база данных. Филиалы обмениваются с центром только изменениями в базах данных, не более того. Если в екатеринбургском филиале ЭТМ за день проданы какие-то товары, то филиал рапортует только о них – отчетов по остальным позициям в головной офис не посылают. Причем данные о продажах адресуются не менеджеру, а пересылаются прямиком в конкретный раздел сводной базы.

Доступ к системе авторизован, поэтому, как иронизирует Сергей Быков, «каждая ошибка в отчетности имеет свою фамилию, имя и отчество». Удалить информацию из системы NS2000 невозможно, поскольку копии всех документов архивируются. Если Екатеринбург не смог вовремя рапортовать из-за плохой связи, то система будет пытаться отправить информацию до того момента, когда связь восстановится. Тем временем NS2000 в Екатеринбурге честно доложит по инстанции: «Файл отчета, созданный менеджером Ивановым, должен был быть отправлен по такому-то маршруту. Не отправлен по такой-то причине».

Человеческий фактор

Система NS2000 пришлась по душе топ-менеджерам ЭТМ. В ходе взаимных консультаций специалисты «Никос-софта» и ЭТМ подогнали свой продукт под бизнес-процесс ЭТМ.

Переход ЭТМ на новый информационный продукт облегчался тем, что компания прошла подготовительный период самостоятельно – когда ввела корпоративные стандарты документооборота и отчетности. Разница заключалась только в том, что тогда информация обрабатывалась практически вручную, а с внедрением NS2000 этот процесс автоматизировался. Но для эффективного использования новой системы пришлось провести особую работу с персоналом.

Дело в том, что обычно переход любой компании на новые информационные продукты – даже если речь идет всего лишь о внедрении одной версии Word вместо другой – сопровождается негативной реакцией персонала. Большинству людей просто лень переучиваться. Топ-менеджеры ЭТМ об этом знали, поэтому переход филиалов на новую систему происходил волевым путем. После того как комплекс NS2000 был установлен в Петербурге, ЭТМ вызвала на стажировку менеджеров региональных филиалов. Их обучили работать на терминалах NS2000. Одновременно в ЭТМ разработали пакет технических документов и инструкций по переходу на новую корпоративную систему. «Компьютеры для филиалов готовили в Петербурге. На этот компьютер устанавливался NS2000, после чего в программу вводилась необходимая информация и компьютер отправлялся в филиал, – рассказывает Сергей Миронов. – Через два дня после того, как компьютер прибывал по месту назначения, Петербург начинал общаться с филиалом только по NS2000. По другим каналам информация не принималась». «Мы сознательно настаивали на ускоренном внедрении системы в регионах, – говорит финансовый директор Андрей Баев. – Сначала сотрудники филиалов пытались ссылаться на то, что система-де ошибается при обработке данных. Но поскольку каждая строка в NS2000 имеет автора и ни один документ не исчезает бесследно, то очень легко выяснялось, что ошибается не система, а менеджеры, которые неправильно ввели информацию».

В результате компания ЭТМ получила то, что хотела, – полный контроль над положением дел в филиалах. Управление ими ведется на основе достоверной и оперативной информации.