Искусство применения IТ
Компания «Европа Уно Трейд» производит воздушные шары и продает массу различных товаров для праздника. Концерн «Калина» выпускает косметику. Что может быть общего между этими двумя компаниями, кроме того, что они относятся к разряду СМБ? Обе они максимально эффективно используют информационные технологии, что позволяет непрерывно увеличивать оборот и прибыль, сокращать и контролировать издержки
Концерн «Калина» – во многом уникальная организация. Мало каким отечественным компаниям не из числа сырьевых или софтверных удается выйти на европейский рынок, а «Калина» это сделала. Кроме того, акции концерна с 2002 года торгуются на бирже. Это было первое IPO на российском парфюмерно-косметическом рынке. История компании начинается в военном 1942 году. Тогда из Москвы была эвакуирована и вновь начала работать в Екатеринбурге фабрика «Новая заря». После реконструкции в 1970-м предприятие было переименовано в «Уральские самоцветы». Именно здесь начал выпускаться в 1974 году знаменитый «Тройной» одеколон. А в 1992-м фабрика была приватизирована и спустя семь лет получила новое название, используемое до сих пор. «Калина» хорошо известна потребителям своими марками «Черный жемчуг», «Чистая линия», «Лесной бальзам», «Сто рецептов красоты», «Бархатные ручки» и пр. На сегодняшний день в составе холдинга: одноименная фабрика в Екатеринбурге, Kalina International SA в Швейцарии, дочернее предприятие «Паллада-Украина», Kalina Overseas Holding B.V. в Нидерландах. В 2005-м компания приобрела контрольный пакет акций немецкого производителя косметики Dr.Scheller Cosmetics AG, чья продукция хорошо продается в России, а в начале текущего года выкупила это предприятие целиком. По мнению руководства концерна, полный контроль над немецкой фирмой позволит оптимизировать распределение ресурсов и управление рисками внутри группы. На сегодняшний день региональная торговая сеть «Калины» состоит из более 200 дилеров.Информационный переход
«Калина» продолжает расти и развиваться, неудивительно, что бизнесу в определенный момент понадобились новые технические средства. С 2002-го вплоть до 2009-го компания работала на одной системе – Damgaard Concorde XAL. Из этого пакета «выжали» все, что можно. Система полностью исчерпала свои ресурсы с точки зрения производительности и поддержания бизнес-процессов. В 1990-х этот продукт датских разработчиков набирал популярность и выглядел весьма перспективным, однако спустя несколько лет производитель перестал поддерживать свою систему. Это стало неприятной неожиданностью для всех, кто приобрел ее в то время. В итоге затраты на доработку, которая требовалась в силу меняющихся и растущих потребностей бизнеса, оказались существенными. Появились проблемы с целостностью данных, система начала работать нестабильно, возникли сложности с ее доступностью. При этом быстрорастущему бизнесу «Калины» была необходима большая прозрачность для повышения эффективности управления бизнес-процессами.
Компания решила провести открытый тендер на создание новой корпоративной информационной системы. В результате обозначилось три варианта решений: SAP ERP, Oracle E-Business Suite, MS Axapta. После детального рассмотрения были выбраны продукты SAP. В пользу немецкого разработчика сыграло множество факторов. Во-первых, SAP AG – один из лидеров на мировом рынке ERP-систем.
Натан Ротшильд, английский банкир
Поймать момент
Руководство концерна также отмечает, что процесс перехода на новую информационную платформу осуществился практически безболезненно. Процесс обучения прошел довольно легко. В компании работают около 2000 человек, 300 из них непосредственно используют систему. Запуск системы потребовал остановки операций всего лишь на 7 дней, то есть меньше, чем длятся январские праздники. «Решение SAP обеспечило актуальность и консистентность справочников по данным бухгалтерского и складского учета и позволило получить инструмент дальнейшего развития. Мы уложились в бюджет», – говорит Алексей Солонкин, начальник IT-отдела концерна.
Массовики-затейники
В годы перестройки в стране не хватало всего. Многие на этом начали строить свой бизнес. Кто-то возил пуховики и джинсы-варенки из Китая, а компания «Европа Уно Трейд» – товары из Бельгии. Из всего ассортимента, который фирма поставляла в Россию, как ни странно, наибольшую прибыль стали приносить не обувь, не ковры с конфетами, а воздушные шары. Видимо, на фоне тотального дефицита, бандитских разборок и политической неопределенности людям хотелось праздника. «Этот бизнес может приносить глубокое удовлетворение не только возможностью заработать, но и возможностью подарить людям хорошее настроение и незабываемые впечатления», – отмечает Андрей Громов, руководитель проекта «Европа Уно Трейд» (ЕУТ). Изначально фирма занималась продажей воздушных шаров и оформлением праздников. К 1998 году ЕУТ заняла заметную долю российского рынка party-товаров. Благодаря разветвленной розничной сети кризис был пройден без фатальных потерь. В 2000-м ЕУТ полностью реконструировала собственный производственно-складской комплекс в Зеленограде, где и было запущено опытно-экспериментальное производство латексных воздушных шаров с громким названием «Олимпийские». На таких шарах, произведенных на ныне не работающем Баковском заводе, олимпийский Мишка улетал в небо на закрытии московской Олимпиады в 1980 году. Также несколько лет назад ЕУТ открыла брендинговое направление – закупила станки для печати и теперь наносит логотипы на миллионы шаров для корпоративных праздников. Среди заказчиков – МТС, «Макдоналдс». Из «свежих» заказов – шарики для компании Avon. В 2001-м была зарегистрирована торговая марка «Веселая затея», под которой сейчас работает несколько специализированных магазинов и точки продаж в торговых центрах Москвы, Петербурга, Новосибирска, Екатеринбурга, Самары, Сочи и даже Владивостока. «Веселая затея» – это далеко не только шары. Под этой маркой предлагается более 5000 наименований товаров для праздника: колпаки, свистелки, хлопушки, свечи для торта и даже скатерти с тарелками. С некоторых пор ЕУТ развивает партнерскую сеть по франшизе. Желающих «торговать праздником» обучают, поставляют продукцию и позволяют использовать бренд.
Охота на гепарда
С развитием бизнеса понадобились и технические средства совершенно другого уровня. В первые годы существования ЕУТ использовала российскую систему «Гепард», представляющую собой автоматизированное рабочее место бухгалтера. По словам Андрея Громова, к 2003 г. этот программный комплекс морально устарел. К примеру, он уже не поддерживал ведение налогового учета. В компании к тому моменту появились филиалы, и требовалось наладить их взаимодействие. Громов говорит, что в «Гепарде» не устраивало все – от идеологии и функционала до производительности и надежности. Формат DBF, используемый в системе, приводил к потерям данных, и их невозможно было восстановить. «Мы теряли данные за несколько месяцев работы – о продажах, дебиторской задолженности и т.д. Так работать было в принципе невозможно», – объясняет Громов.
Инициатором проекта по внедрению новой полноценной системы автоматизации управления стал IT-департамент, так как в сложившихся условиях специалисты не могли гарантировать, что, когда сотрудники придут в офис, система будет работать. Изучили рынок и существующие продукты: SAP All-in–One, Axapta, Navision, 1C 8. Основываясь на стратегических целях, выбрали первое. По мнению Громова, остальные решения позволяют устранить лишь точечные проблемы, при этом обязательно возникают новые. Компании требовался комплексный продукт.
Переход на новую систему происходил в течение 9 месяцев, начиная с октября 2005-го. На первом этапе требовалось решить проблемы с обработкой информации. Отсутствовало четкое планирование расхода и закупки материалов, складской учет был непрозрачным, невозможно было точно оценить стоимость кредитов и их влияние на цену товара, система калькуляции себестоимости продаж была неустойчивой. Владельцы компании понимали, что эти вопросы требуют безотлагательного решения, так как сильно снижают эффективность использования оборотных средств и бизнеса в целом.
Прозрачная эффективность
В процессе внедрения была упорядочена организационная структура компании, описаны все бизнес-процессы, определены функциональные обязанности сотрудников и процедуры их взаимодействия. Также был налажен электронный документооборот. Теперь достаточно один раз ввести документ в систему, дальнейшая его обработка и анализ происходят уже в электронном виде. Серьезный инструмент получил в свои руки и отдел продаж. Входящая в состав пакета CRM позволила правильно выстроить отношения с клиентами и поставщиками. Менеджеры теперь видят полную информацию о заказчике в момент его обращения, что позволяет значительно увеличить скорость формирования и обработки заказов и снизить вероятность возникновения ошибок комплектации. Клиенты теперь могут формировать заказы через Интернет, отслеживать ход их выполнения, получать оперативную информацию о задолженности и изменении цен, знакомиться с новым ассортиментом продукции, а также самостоятельно выбирать маркетинговую программу и участвовать в маркетинговых акциях. По словам Громова, в результате использования SAP All-in–One у руководства появилось четкое видение всей картины в целом, понимание взаимосвязи отдельных направлений и бизнес-процессов. Сейчас в компании трудятся 230 человек, 25% из них пользуются SAP All-in–One.
Главный результат внедрения – эффективность работы фирмы выросла в разы вместе с уровнем сервиса, который получают клиенты. В цифрах оборот вырос больше чем в четыре раза с момента перехода на новую автоматизированную систему. Количество операций, по самым скромным подсчетам, увеличилось в десятки раз. Также существенно возросло число клиентов. «При этом мы в значительной степени оптимизировали наш ассортимент, и, конечно, в этом тоже помогла система. То есть мы избавились от каких-то менее эффективных позиций, сделали упор на более продаваемые», – рассказывает Громов. Рост оборотов происходил постепенно. Первый год был самым сложным, так как требовалась адаптация к новым условиям, шло освоение системы. Но даже в это время к обороту прибавилось 30%. В последующие годы рост составлял по 40 – 45% в год.
Торговая марка «Веселая затея» укрепляет свое присутствие на рынке, расширяется ассортимент, растет популярность и узнаваемость бренда. В марте 2009-го компания запустила интернет-магазин www.zatey.ru, полностью поддерживаемый SAP в автоматическом режиме. Расширяется розничная торговая сеть магазинов для праздника «Веселая затея». Главное, что дает SAP All-in–One руководству – уверенный взгляд в будущее. «Мы четко понимаем, в каком направлении необходимо развивать бизнес и что для этого нужно делать», – говорит Громов. Обе компании – «Калина» и «Европа Уно Трейд» – в правильный момент развития бизнеса применили необходимые IT-инструменты. Вероятно, именно в этой способности – умело выбрать, грамотно и вовремя использовать IT – и заключается сегодня основное конкурентное преимущество. Не случайно и концерн «Калина», и «Европа Уно Трейд» занимают первое место на своем рынке. И неудивительно, что обе компании выбрали для своего бизнеса решения, которые поставляет лидер в этой области – немецкий разработчик SAP.
«Для быстрорастущих компаний SAP предлагает две группы решений: для управления бизнесом, для бизнес-аналитики и управления производительностью. Первая группа – это SAP Business One и SAP All-in-One. Решения позволяют управлять всеми основными аспектами деятельности компании.
Вторая группа – это BusinessObjects Edge, Crystal Reports и Xcelsius. Решения поддерживают обширный набор функций: отчеты, информационные панели, составление бюджетов, специальный анализ, управление данными и др.
Опыт работы SAP с быстрорастущими фирмами весьма солиден: компания работает с более чем 67 000 клиентами этого сегмента по всему миру. Процесс оценки и покупки ПО максимально упрощен. Клиентам предлагаются готовые решения с небольшим сроком внедрения из библиотеки, насчитывающей более чем 1000 готовых отраслевых решений».