Искусство применения IТ

Компания «Европа Уно Трейд» производит воздушные шары и продает массу различных товаров для праздника. Концерн «Калина» выпускает косметику. Что может быть общего между этими двумя компаниями, кроме того, что они относятся к разряду СМБ? Обе они максимально эффективно используют информационные технологии, что позволяет непрерывно увеличивать оборот и прибыль, сокращать и контролировать издержки

Концерн «Калина» – во многом уникальная организация. Мало каким отечественным компаниям не из числа сырьевых или софтверных удается выйти на европейский рынок, а «Калина» это сделала. Кроме того, акции концерна с 2002 года торгуются на бирже. Это было первое IPO на российском парфюмерно-косметическом рынке. История компании начинается в военном 1942 году. Тогда из Москвы была эвакуирована и вновь начала работать в Екатеринбурге фабрика «Новая заря». После реконструкции в 1970-м предприятие было переименовано в «Уральские самоцветы». Именно здесь начал выпускаться в 1974 году знаменитый «Тройной» одеколон. А в 1992-м фабрика была приватизирована и спустя семь лет получила новое название, используемое до сих пор. «Калина» хорошо известна потребителям своими марками «Черный жемчуг», «Чистая линия», «Лесной бальзам», «Сто рецептов красоты», «Бархатные ручки» и пр. На сегодняшний день в составе холдинга: одноименная фабрика в Екатеринбурге, Kalina International SA в Швейцарии, дочернее предприятие «Паллада-Украина», Kalina Overseas Holding B.V. в Нидерландах. В 2005-м компания приобрела контрольный пакет акций немецкого производителя косметики Dr.Scheller Cosmetics AG, чья продукция хорошо продается в России, а в начале текущего года выкупила это предприятие целиком. По мнению руководства концерна, полный контроль над немецкой фирмой позволит оптимизировать распределение ресурсов и управление рисками внутри группы. На сегодняшний день региональная торговая сеть «Калины» состоит из более 200 дилеров.

Информационный переход
«Калина» продолжает расти и развиваться, неудивительно, что бизнесу в определенный момент понадобились новые технические средства. С 2002-го вплоть до 2009-го компания работала на одной системе – Damgaard Concorde XAL. Из этого пакета «выжали» все, что можно. Система полностью исчерпала свои ресурсы с точки зрения производительности и поддержания бизнес-процессов. В 1990-х этот продукт датских разработчиков набирал популярность и выглядел весьма перспективным, однако спустя несколько лет производитель перестал поддерживать свою систему. Это стало неприятной неожиданностью для всех, кто приобрел ее в то время. В итоге затраты на доработку, которая требовалась в силу меняющихся и растущих потребностей бизнеса, оказались существенными. Появились проблемы с целостностью данных, система начала работать нестабильно, возникли сложности с ее доступностью. При этом быстрорастущему бизнесу «Калины» была необходима большая прозрачность для повышения эффективности управления бизнес-процессами.
Компания решила провести открытый тендер на создание новой корпоративной информационной системы. В результате обозначилось три варианта решений: SAP ERP, Oracle E-Business Suite, MS Axapta. После детального рассмотрения были выбраны продукты SAP. В пользу немецкого разработчика сыграло множество факторов. Во-первых, SAP AG – один из лидеров на мировом рынке ERP-систем.
Во-вторых, убедило значительное количество успешных проектов, в том числе в России. Шутка ли, 92 000 предприятий в 120 странах пользуется отраслевыми решениями SAP. А в РФ доля германского разработчика достигает 53,9%, это в 6,5 раза больше, чем доля ближайшего конкурента. В пользу SAP говорили также доступность и наличие консалтинга, функциональность системы, а также такая удобная вещь, как реализованные процессы Best Practices of Business. Подрядчиком при внедрении стала компания «Альпе Консалтинг». Проект стартовал в ноябре 2008-го и полностью завершился в удивительно короткие сроки – за 10 месяцев. В результате были внедрены решения SAP для управления финансами, контроллинга, для управления логистикой, производством, материальными потоками, сбытом, а также для управления качеством. Была построена последовательная цепочка всех бизнес-процессов компании в рамках единой информационной платформы. В результате выросла надежность, появилась возможность получения оперативной оценки состояния всех процессов руководством «Калины». Повысились эффективность и оперативность принимаемых управленческих решений. Внедренная система также позволила более эффективно распорядиться человеческими ресурсами: сократить штат некоторых подразделений, высвободить рабочий капитал и дать возможность для дальнейшего уменьшения расходов. «После внедрения системы SAP управлять компанией стало проще – большая часть внимания уделяется результату, разумнее – улучшено взаимодействие между отделами, и, следовательно, теперь мы постоянно на связи с новыми возможностями, эффективнее – улучшено обслуживание клиентов, взаимодействие с поставщиками, управление запасами и планирование производства», – рассказывает генеральный управляющий по производству и логистике концерна «Калина» Анджей Жолэндзиовски.

Поймать момент
Руководство концерна также отмечает, что процесс перехода на новую информационную платформу осуществился практически безболезненно. Процесс обучения прошел довольно легко. В компании работают около 2000 человек, 300 из них непосредственно используют систему. Запуск системы потребовал остановки операций всего лишь на 7 дней, то есть меньше, чем длятся январские праздники. «Решение SAP обеспечило актуальность и консистентность справочников по данным бухгалтерского и складского учета и позволило получить инструмент дальнейшего развития. Мы уложились в бюджет», – говорит Алексей Солонкин, начальник IT-отдела концерна.
Еще одним позитивным следствием внедрения SAP стало повышение доверия со стороны инвестиционных компаний. Так, в апреле Банк Москвы поднял целевой уровень по акциям «Калины» на 21%, до $30,4, и выставил рекомендацию «покупать». Аналитики привели ряд аргументов. В 2009 г. «Калина» смогла увеличить выручку на 20% (в рублях), до 14,5 млрд руб. Рыночная доля компании в России выросла с 2,9 до 3,8% на фоне снижения спроса на импортную косметику. Так, по данным концерна, в 2009 г. рост продаж отечественной косметики составил 12%, в то время, как иностранные производители смогли увеличить выручку только на 2%. Рост продаж «Калины» в России в 2009 г. составил 16%. Также аналитики Банка Москвы отметили: «В декабре 2009 г. «Калина» объявила о внедрении решений SAP, что позволит повысить эффективность управления бизнес-процессами, в частности, сократить персонал, а также высвободить рабочий капитал». Аналитики оказались правы. Финансовые результаты внедрения впечатляют. В результате внедрения уменьшилась дебиторская задолженность на 15 – 30 млн руб., улучшилась оборачиваемость денежных средств (на 170 млн руб. за год) и сократилось число списаний материалов за счет более эффективного планирования, что позволило экономить ежегодно 15 – 30 млн руб. Успех проекта вдохновил руководство, в дальнейшем «Калина» собирается внедрять также функционал для аналитики и бюджетирования, а чуть позже – решения для управления.

Массовики-затейники
В годы перестройки в стране не хватало всего. Многие на этом начали строить свой бизнес. Кто-то возил пуховики и джинсы-варенки из Китая, а компания «Европа Уно Трейд» – товары из Бельгии. Из всего ассортимента, который фирма поставляла в Россию, как ни странно, наибольшую прибыль стали приносить не обувь, не ковры с конфетами, а воздушные шары. Видимо, на фоне тотального дефицита, бандитских разборок и политической неопределенности людям хотелось праздника. «Этот бизнес может приносить глубокое удовлетворение не только возможностью заработать, но и возможностью подарить людям хорошее настроение и незабываемые впечатления», – отмечает Андрей Громов, руководитель проекта «Европа Уно Трейд» (ЕУТ). Изначально фирма занималась продажей воздушных шаров и оформлением праздников. К 1998 году ЕУТ заняла заметную долю российского рынка party-товаров. Благодаря разветвленной розничной сети кризис был пройден без фатальных потерь. В 2000-м ЕУТ полностью реконструировала собственный производственно-складской комплекс в Зеленограде, где и было запущено опытно-экспериментальное производство латексных воздушных шаров с громким названием «Олимпийские». На таких шарах, произведенных на ныне не работающем Баковском заводе, олимпийский Мишка улетал в небо на закрытии московской Олимпиады в 1980 году. Также несколько лет назад ЕУТ открыла брендинговое направление – закупила станки для печати и теперь наносит логотипы на миллионы шаров для корпоративных праздников. Среди заказчиков – МТС, «Макдоналдс». Из «свежих» заказов – шарики для компании Avon. В 2001-м была зарегистрирована торговая марка «Веселая затея», под которой сейчас работает несколько специализированных магазинов и точки продаж в торговых центрах Москвы, Петербурга, Новосибирска, Екатеринбурга, Самары, Сочи и даже Владивостока. «Веселая затея» – это далеко не только шары. Под этой маркой предлагается более 5000 наименований товаров для праздника: колпаки, свистелки, хлопушки, свечи для торта и даже скатерти с тарелками. С некоторых пор ЕУТ развивает партнерскую сеть по франшизе. Желающих «торговать праздником» обучают, поставляют продукцию и позволяют использовать бренд.

Охота на гепарда
С развитием бизнеса понадобились и технические средства совершенно другого уровня. В первые годы существования ЕУТ использовала российскую систему «Гепард», представляющую собой автоматизированное рабочее место бухгалтера. По словам Андрея Громова, к 2003 г. этот программный комплекс морально устарел. К примеру, он уже не поддерживал ведение налогового учета. В компании к тому моменту появились филиалы, и требовалось наладить их взаимодействие. Громов говорит, что в «Гепарде» не устраивало все – от идеологии и функционала до производительности и надежности. Формат DBF, используемый в системе, приводил к потерям данных, и их невозможно было восстановить. «Мы теряли данные за несколько месяцев работы – о продажах, дебиторской задолженности и т.д. Так работать было в принципе невозможно», – объясняет Громов.
Инициатором проекта по внедрению новой полноценной системы автоматизации управления стал IT-департамент, так как в сложившихся условиях специалисты не могли гарантировать, что, когда сотрудники придут в офис, система будет работать. Изучили рынок и существующие продукты: SAP All-in–One, Axapta, Navision, 1C 8. Основываясь на стратегических целях, выбрали первое. По мнению Громова, остальные решения позволяют устранить лишь точечные проблемы, при этом обязательно возникают новые. Компании требовался комплексный продукт.
Андрей Громов так комментирует вопрос цены выбранной системы: «SAP – это средство производства, причем с высокой степенью эффективности. Высокоэффективное средство производства в принципе не может быть дешевым. Мы знаем, например, что печатный станок, производящий 100 экземпляров в час, стоит 1000 руб. А станок, производящий в час 10 000 экземпляров, стоит 10 000 у.е. Это дорого или дешево? Это обычная инвестиция, и если у вас есть спрос на 1 000 000 экземпляров или вы понимаете перспективу такого роста, то вы без колебаний купите этот станок и будете успешно работать и развиваться. Понятно, что пакетные программы для составления фискальной отчетности, предназначенные для максимально широкого круга пользователей, стоят очень недорого. Но эти программы не дают инструмента управления. Собственник бизнеса должен точно сформулировать: он хочет иметь «ручное» управление и возможность быстро готовить отчетность или видеть объективную картину бизнеса и иметь реальные рычаги управления им. При стратегическом взгляде решения SAP для SMB достаточно доступны».
Переход на новую систему происходил в течение 9 месяцев, начиная с октября 2005-го. На первом этапе требовалось решить проблемы с обработкой информации. Отсутствовало четкое планирование расхода и закупки материалов, складской учет был непрозрачным, невозможно было точно оценить стоимость кредитов и их влияние на цену товара, система калькуляции себестоимости продаж была неустойчивой. Владельцы компании понимали, что эти вопросы требуют безотлагательного решения, так как сильно снижают эффективность использования оборотных средств и бизнеса в целом.

Прозрачная эффективность
В процессе внедрения была упорядочена организационная структура компании, описаны все бизнес-процессы, определены функциональные обязанности сотрудников и процедуры их взаимодействия. Также был налажен электронный документооборот. Теперь достаточно один раз ввести документ в систему, дальнейшая его обработка и анализ происходят уже в электронном виде. Серьезный инструмент получил в свои руки и отдел продаж. Входящая в состав пакета CRM позволила правильно выстроить отношения с клиентами и поставщиками. Менеджеры теперь видят полную информацию о заказчике в момент его обращения, что позволяет значительно увеличить скорость формирования и обработки заказов и снизить вероятность возникновения ошибок комплектации. Клиенты теперь могут формировать заказы через Интернет, отслеживать ход их выполнения, получать оперативную информацию о задолженности и изменении цен, знакомиться с новым ассортиментом продукции, а также самостоятельно выбирать маркетинговую программу и участвовать в маркетинговых акциях. По словам Громова, в результате использования SAP All-in–One у руководства появилось четкое видение всей картины в целом, понимание взаимосвязи отдельных направлений и бизнес-процессов. Сейчас в компании трудятся 230 человек, 25% из них пользуются SAP All-in–One.
Главный результат внедрения – эффективность работы фирмы выросла в разы вместе с уровнем сервиса, который получают клиенты. В цифрах оборот вырос больше чем в четыре раза с момента перехода на новую автоматизированную систему. Количество операций, по самым скромным подсчетам, увеличилось в десятки раз. Также существенно возросло число клиентов. «При этом мы в значительной степени оптимизировали наш ассортимент, и, конечно, в этом тоже помогла система. То есть мы избавились от каких-то менее эффективных позиций, сделали упор на более продаваемые», – рассказывает Громов. Рост оборотов происходил постепенно. Первый год был самым сложным, так как требовалась адаптация к новым условиям, шло освоение системы. Но даже в это время к обороту прибавилось 30%. В последующие годы рост составлял по 40 – 45% в год.
Торговая марка «Веселая затея» укрепляет свое присутствие на рынке, расширяется ассортимент, растет популярность и узнаваемость бренда. В марте 2009-го компания запустила интернет-магазин www.zatey.ru, полностью поддерживаемый SAP в автоматическом режиме. Расширяется розничная торговая сеть магазинов для праздника «Веселая затея». Главное, что дает SAP All-in–One руководству – уверенный взгляд в будущее. «Мы четко понимаем, в каком направлении необходимо развивать бизнес и что для этого нужно делать», – говорит Громов. Обе компании – «Калина» и «Европа Уно Трейд» – в правильный момент развития бизнеса применили необходимые IT-инструменты. Вероятно, именно в этой способности – умело выбрать, грамотно и вовремя использовать IT – и заключается сегодня основное конкурентное преимущество. Не случайно и концерн «Калина», и «Европа Уно Трейд» занимают первое место на своем рынке. И неудивительно, что обе компании выбрали для своего бизнеса решения, которые поставляет лидер в этой области – немецкий разработчик SAP.