Кадрам добавили «цифру»

Виртуальные или цифровые помощники становятся востребованным инструментом в самых разных отраслях, чаще всего с их помощью сотрудники взаимодействуют с клиентами. Однако формат может быть полезен и для внутренних задач компании, к примеру в HR-процессах, где нагрузка на специалистов растет ежегодно. Цифрового HR-помощника для бесшовного кадрового администрирования создала Группа «М.Видео — Эльдорадо» — претендент на премию «Компания будущего — 2024» в номинации «Кадровый потенциал». Продукт уже развернут и работает в периметре компании.

Цифровой помощник «Кадровый портал» — собственная HRtech-разработка компании, включающая 25 различных сервисов и объединяющая руководителей и сотрудников поддерживающих функций офиса в единое цифровое пространство в удаленном автоматическом режиме.

Решение обеспечивает равномерное распределение заявок на кадровых администраторов с учетом комбинации факторов: нагрузки, зоны ответственности, отсутствий, часовых поясов. Для заявок создаются многоуровневые маршруты, а обработчик для каждой определяется автоматически. Часть рабочих процессов автоматизировано полностью — модуль «Отпуска» позволяет обрабатывать профильные заявки в авторежиме: от планирования до использования и отзыва/отмены отпуска, включая отчеты для сверки и график отпусков.

К созданию продукта группу подтолкнули растущие трудозатраты на кадровые мероприятия со стороны сотрудников розницы. Сканирование документов, ручное подписание, поиск ответственных, заполнение необходимых форм — все это отнимало неоправданно много усилий. Кроме того, рабочие процессы, например уточнения, согласования, возврат, ручное оформление мероприятия в SAP и формирование документов, стали излишне длительными. Учитывался и фактор времени — на работу с командами и обучение оставалось все меньше возможностей.

Реализация проекта заняла год, с ноября 2023 по ноябрь 2024 года. Сегодня с помощью «Кадрового портала» в квартал создаются порядка 40 000 заявок. 74 % заявок создаются сотрудниками самостоятельно, 26 % обрабатывает руководитель. 84 % мероприятий имеют полную или частичную автоматизацию.

Только за счет автоматизации конструктора ТД и ДС (трудовые договора и доп. соглашения) высвободилось от 35 часов времени кадрового администратора в квартал. А на одного директора магазина высвободилось около 25 часов времени на кадровые процессы (также в квартал).

100 % заявок моментально корректно распределяются на соответствующего кадрового администратора, а также на согласователя с учетом многоуровневых маршрутов, зоны ответственности, отдела бюджетирования, бэндов. Более 95 % заявок по больничным и пособиям проходят без участия КА, ФД и сотрудника. Норма на кадрового администратора увеличилась в 2,5 раза.

Со стороны непосредственных пользователей продукт удостоился высокой оценки — средний балл по опросу удовлетворенности составил 4,7 из 5 возможных.