Когда все под колпаком
Современный рынок труда в России остро ощущает нехватку кадров, и одним из следствий этого является поиск дополнительных мер и инструментов повышения производительности труда, автоматизации процессов и эффективности сотрудников.
В таком контексте мониторинг рабочего времени представляется некоторым руководителям чуть ли не панацеей, в то время, как другие весьма скептически относятся к этому инструменту.
Обсуждая плюсы и минусы технических решений, для начала возьмем самое простое: электронные регистраторы прихода и ухода. Этот метод столь же прост, сколь и неэффективен, хотя и позволяет при минимальных затратах практически полностью автоматизировать контроль доступа сотрудников на территорию предприятия. Существующие системы контроля доступа решают задачу учета рабочего времени лишь косвенным образом, не решая задачи мониторинга перемещения персонала и эффективности выполнения работ.
Чип, встроенный в карту-пропуск, позволит определить лишь те моменты, когда его прикладывали к считывателю, и все. Тот ли человек, на чье имя выдан пропуск, им воспользовался? Выходил ли он по делу, на обед, либо по личным делам? И что он делал в периоды до и после зафиксированного времени прихода и ухода? Такой информации карта не даст. Таким образом, при относительной дешевизне подобные системы могут с некоторыми допущениями предоставлять информацию лишь о времени нахождения в офисе.
При этом сообразительный персонал уже изобрел способы обманывать регистратор. И это не чисто российская, а международная проблема. В конце прошлого года СМИ пестрели информацией о сотрудниках одной европейской компании, которые отмечали якобы приход коллег на работу, прикладывая к считывателю их пропуск, что и было зафиксировано камерами видеонаблюдения.
Кстати, видеонаблюдение - второй распространенный способ контроля. Он дает более широкие возможности мониторинга: контроль использования рабочего времени персонала и местоположения сотрудников, обеспечение безопасности, управление доступом в помещения. Использование такого оборудования позволяет контролировать нахождение сотрудников в различных помещениях или подразделениях компании, что бывает актуально для крупных производственных предприятий. Как правило, одна и та же карта приспособлена и для системы мониторинга и учета рабочего времени, и для систем контроля доступа.
Конечно, видеокамера - дисциплинирующий фактор. Скажем, на складе или в магазине для предупреждения краж имущества. Но в офисах на мониторе наблюдения вряд ли можно разглядеть, готовит сотрудник квартальный отчет или общается в социальной сети.
Возможно, решение проблемы - в контроле использования компьютеров на что? Да, это один из самых популярных и в ряде случаев эффективных инструментов мониторинга рабочего времени. Некоторые системы позволяют оценить долю времени, потраченного на офисные программы, игры, нецелевые сайты. Можно устанавливать приоритеты. Например, сотрудники креативных подразделений по роду своей деятельности должны просматривать много фотографий и видеоматериалов, в то время, как для бухгалтера это уже нецелевое использование рабочего времени и интернет-трафика. Программы также позволяют контролировать экспорт данных и минимизировать риски, связанные с командировками сотрудников, контролируя корпоративные ноутбуки. Но это в большей степени вопросы безопасности, нежели эффективности. Ограничение доступа к некоторым сайтам может и не привести к ее повышению.
Здесь главное - определиться с тем, какую цель вы преследуете: карательную или профилактическую. Первый вариант необходим в исключительных случаях. Чаще же всего более действенным бывает профилактический вариант. Например, в одной компании работал аналитик, чрезвычайно увлеченный футболом. И это увлечение приобрело в какой-то момент характер мании. При малейшей возможности человек отвлекался от своих непосредственных обязанностей и посещал сайты футбольных и фан-клубов, вел переписку с друзьями, организовывал товарищеские матчи. При этом он отказывался признать неэффективность использования рабочего времени, имитировал служебную деятельность, а срыв сроков и плохие результаты объяснял объективными сложностями. И лишь когда ему предъявили отчет о посещаемых им сайтах, он вынужден был признать проблему. Ситуация разрешилась благополучно. Человек нашел работу в сфере спортивного менеджмента, соединив хобби и работу.
Итак, технические средства дают менеджменту лишь часть информации об использовании рабочего времени. Для всестороннего изучения содержания и объемов выполняемых сотрудниками задач необходим комплексный анализ трудовых и технологических процессов.
Он состоит из нескольких этапов. Сначала изучается текущее состояние дел, ресурсы и процессы, проводятся встречи с руководителями соответствующих подразделений, намечается и утверждается план действий. Затем идет хронометраж рабочего времени, применяется технология групповой или индивидуальной фотографии рабочего времени (ФРВ), проводится интервью с сотрудниками, анализируются бизнес-процессы. На третьей стадии на основе полученных результатов разрабатываются нормы времени/выработки, рассчитывается оптимальная численность персонала. В итоге менеджменту предоставляется объективная оценка состояния процессов в исследуемых подразделениях, а также предложения по оптимизации и реорганизации структуры и процессов.
Стоит иметь в виду, что плохая информированность сотрудников о происходящем может вызвать острую негативную реакцию. Например, при проведении процедуры индивидуальной фотографии рабочего времени в одной компании менеджеру отдела продаж не объяснили четко цели анализа, и он был уверен, что его хотят уволить, всячески избегал общения с консультантом по мониторингу, выезжая якобы к клиенту, и очень убедительно доказывал, что к клиенту нельзя ехать с консультантом по соображениям конфиденциальности переговоров. В целом в отношении работников умственного труда процессы нормирования, ФРВ должны быть организованы иначе, чем в отношении производственного персонала, чтобы избежать вежливого саботажа. Ведь зачастую сотрудник, скажем, IT-службы выкладывается вроде бы на все 100%, сбивая при этом консультанта с толку огромным количеством узкопрофессиональных терминов, ведь в своей работе он разбирается прекрасно, а проблема эффективности его не заботит.
Правильное целеполагание
Мониторинг рабочего времени ценен не сам по себе, а как один из инструментов решения сверхзадачи - повышения эффективности бизнеса. Чтобы разобраться, какие инструменты в каких ситуациях действительно могут дать желаемый эффект, а какие - нет, нужно прежде всего определиться с целями, которые необходимо достигнуть, а также проанализировать сильные и слабые стороны различных технических решений. Итак, какие цели обычно ставят перед собой директора, задумываясь о введении тех или иных мер по мониторингу рабочего времени? Например:
- повышение эффективности выполняемых работ и исключение дублирования функций;
- обеспечение информационной и экономической безопасности, а также профилактика соответствующих нарушений;
- разработка и обновление профессиональных стандартов и норм, либо данных для автоматизации бизнес-процессов;
- получение дополнительной информации для оптимизации численности персонала и фонда оплаты труда.
Автор – Татьяна Баскина, генеральный директор компании CASE
Подписывайтесь на нас:
Еще по теме
