От Урала до Сибири

Финансовая компания "УралСиб" весной минувшего года решила автоматизировать работу HR-подразделений. Этого потребовало интенсивное развитие бизнеса. Для управления персоналом компания остановила свой выбор на кадровом модуле SAP R/3.

Корпорация "УралСиб" образована в результате интеграции бизнесов финансовой компании "НИКойл" и банковской группы "УралСиб". Региональная сеть корпорации насчитывает около 500 точек продаж по всей России, численность сотрудников достигла 16 000 человек, не считая агентской сети. Поэтому собирать точную информацию о персонале "вручную" было довольно сложно. "До внедрения SAP на подготовку отчета по персоналу у нас уходил не один день. А теперь достаточно нажать кнопку - и данные готовы, - рассказывает заместитель руководителя функционального направления управления персоналом ФК "УралСиб" Ирина Тихомирова. - При этом система позволяет получить отчет по любым параметрам (по причинам увольнения, динамике движения и т.п.) и в любой форме (табличной или графической)".

Подготовительный этап

С 2000 года ФК "УралСиб" начала реализовывать модель многопрофильной финансовой корпорации, развивая бизнес путем присоединения к себе крупных компаний. В каждой из них существовала своя методология администрирования кадров и расчета заработной платы. Например, в банке "УралСиб" в Уфе применялась программа собственной разработки. Также обстояло дело и в "Автобанк-НИКойле" Кроме того, и в "ИБГ НИКойл", и в АКБ "Автобанк-НИКойл" справочник персонала велся в базе Lotus Notes. В регионах встречались случаи, когда некоторые процессы велись в таблицах Excel. Общей кадровой базы не было. Принятое весной 2004 года решение о внедрении кадрового модуля SAP R/3 было продиктовано жизнью.

"Мы рисковали, потому что бизнес-процессы в компаниях были разнородные, - рассказывает руководитель дирекции по информационным технологиям ФК "УралСиб" Владимир Пасынков. - С другой стороны, у нас была возможность унифицировать внутренние процессы, ориентируясь на бизнес-процессы, реализованные в системе".

Конкурс среди поставщиков ИТ-решений компания провела быстро. Во-первых, систем, которые могли бы обслуживать столь крупные компании, в мире не так уж и много. Во-вторых, стратегия развития "УралСиба" подразумевает использование только проверенных временем технологий". Поэтому к конкурсу допустили лишь западных производителей программного обеспечения.

"Интегратором проекта была выбрана компания IBS, - рассказывает Владимир Пасынков. - Она выполнила работы по проектированию и внедрению систем, а также установила необходимое оборудование и программное обеспечение". По ряду экономических причин "УралСиб" предпочел оборудование Hewlett-Packard.

Девять месяцев

В России все чаще бывает так, что сроки реализации ИТ-проекта устанавливает не его интегратор, а руководство компании-заказчика. В "УралСибе" срок на реализацию проекта был отведен крайне сжатый. "Благодаря профессионализму сотрудников HR-службы ФК "УралСиб" и консультантов компании IBS проект удалось реализовать всего за девять месяцев", - комментирует Ирина Тихомирова.

В "УралСибе" действует проектная политика, которая регламентирует порядок проведения работ над каждым проектом. Например, заранее оговаривается, какие обязанности (помимо своих непосредственных) и в течение какого срока будет выполнять сотрудник. Проектный офис целиком отвечает за соблюдение графика и бюджета проекта, а также за создание всех регламентирующих документов.

В состав проектной группы по SAP наряду с ИТ-специалистами вошли методологи по кадровому делопроизводству и расчету заработной платы ФК "УралСиб". "За время внедрения проекта мы подготовили свою службу поддержки, которая обеспечивает бесперебойную работу программы и оборудования, а также консультирует пользователей, - поясняет Владимир Пасынков. Вопрос поддержки системы в регионах сводится к поддержке компьютера, который стоит на рабочем месте".

Нюансы кадровой работы

Самой непростой задачей оказалось внедрение управления персоналом ФК "УралСиб" в Уфе. Выяснилось, что кадровый бизнес-процесс в банке "УралСиб" в Уфе значительно отличается от бизнес-процесса в московских банках компании. Уфимским кадровикам пришлось осваивать новые принципы работы, а бухгалтерам - трудиться в условиях, когда они уже не видели всей информации, какую привыкли иметь. Успех внедрения автоматизированной системы в Уфе в этой ситуации целиком зависел от уровня ответственности и взаимной поддержки всех без исключения сотрудников банка.

"В проекты, связанные с персоналом, обязательно нужно загружать архивные данные, - делится опытом Владимир Пасынков. - В сегодняшней системе управления персоналом ФК "УралСиб" содержатся все личные данные - порядка 130 записей по каждому человеку (данные трудовой книжки, стаж, дети, семья, образование, наличие профессиональных аттестатов и т.п.), - а также все сведения по денежным начислениям за 12 месяцев".

Вводом и проверкой данных проектная команда занималась примерно три месяца. На местах данные выгружались из программ в специальные формы программы Excel, которые разработал проектный офис. И уже из этих стандартных форм данные загружались непосредственно в SAP.

"Результаты проекта полностью оправдали наши ожидания. Его реализация позволила вывести работу с персоналом на уровень системной работы с аналитикой, а не с кустарным сбором данных", - отмечает Ирина Тихомирова.

Руководство "УралСиба" планирует продолжить развитие кадровой системы в таких областях, как стратегическое управление персоналом, управление вознаграждениями, компенсациями и социальными пакетами, подбор персонала. По утвержденному плану все это должно быть внедрено во втором квартале 2006 года.

Уроки проекта

Выводы, к которым пришел заказчик в работе над проектом, формулируются так:

*Руководителем проекта должен выступать руководитель подразделения - инициатора его запуска.

*"Дорожную карту" пилотного проекта необходимо планировать заранее, а не по ходу его выполнения.

*На подготовку, корректировку и загрузку информации в базу данных необходимо отводить не менее трех месяцев.

*Формат привлечения сотрудников компании к работе над проектом должен быть четко прописан в документах.