Персональная «служба безопасности»
Еще римский философ Луций Сенека подметил, что отъем у человека денег считается деянием аморальным и наказуемым, общество и государство человека в этом отношении защищают, хотя бы «в теории». А вот отъем вашего времени окружающими – это ваша личная проблема, в решении которой приходится полагаться только на себя.
Как должна быть устроена «служба безопасности» вашего ЗАО? Если вы корректно боретесь с противником на юридическом поле, то силовых решений в большинстве случаев можно избежать. Личный тайм-менеджмент и его связь с действиями окружающих людей законодательством не регулируются. Значит, тем более важным становится в этой области управление неформальными обязательствами и договоренностями.
Грамотное использование договорных отношений в управлении личным временем позволяет решить непростую проблему сохранения личной эффективности в условиях хаотичной и неорганизованной «окружающей среды», в которой приходится действовать большинству российских менеджеров. Например, рассмотрим борьбу с одним из самых неприятных поглотителей времени делового человека: прерываниями и отвлекающими моментами, которые, по статистике, беспокоят менеджера в среднем раз в восемь минут и не дают сосредоточиться на приоритетных задачах.
«Силовым решением» в данном случае было бы: грубо огрызаться на отрывающих от дела, тем самым портя отношения с людьми и нанося вред собственной репутации. Более рациональный подход – вынести на обсуждение коллег договоренности, регулирующие взаимодействие внутри команды. Например – «каждый работник имеет право на два часа в день отгородиться «красным светофором», и его при этом можно беспокоить только по вопросам такой-то степени важности». Или: «Два часа с начала рабочего дня – «интравертные часы», для сосредоточенной личной работы над приоритетными делами; два часа после обеда – «экстравертные часы» – для совещаний, телефонных звонков и прочих деловых контактов».
Еще один пример применения договоренностей приводит Алан Лакейн в книге «Искусство успевать». Муж был недоволен тем, что из-за высокой общительности и социальной активности жены он очень редко мог провести с нею вечер. Тогда он взял ее ежедневник и зачеркнул вечер каждого вторника, надписав: «Занято. Важная встреча». Это позволило ему гарантировать как минимум один вечер общения с женой в неделю и восстановило гармонию в семье.
Аналогичный подход можно применять в борьбе с посягательствами на ваше время со стороны окружающих. Используйте назначение встречи как один из видов договоренности. Когда вы договариваетесь о встрече со значимым для вас лицом, то скорее всего сумеете защитить это время от других дел. Попробуйте назначить себе встречу с самим собой – приоритетным для вас человеком. И обходитесь со временем этой встречи так же, как вы обходитесь с другими встречами: «В четверг после обеда? Извини, не получится, у меня с 14 до 16 встреча с важным человеком, с которым нечасто удается пообщаться в спокойной обстановке. Отменить я ее не могу, к сожалению».
Наконец, вам пригодится такое полезное юридическое понятие, как «обычаи делового оборота». Например, на семинаре по тайм-менеджменту командой топ-менеджеров банка было принято решение: сотрудник, получающий по внутренней электронной почте письмо без заполненного поля «Тема», имеет право стереть его не читая. При внедрении такого рода обычаев в отношениях с клиентами, контрагентами и руководством, само собой, у вас не будет настолько жестких способов подкрепления договоренностей. Поэтому здесь придется рассчитывать только на убеждение. Важно показать контрагентам, что приемы экономии времени друг друга выгодны не только вам, но и им самим.
Конечно, это потребует от вас некоторых усилий, но зато поможет уменьшить потребность в дорогостоящих и рискованных «силовых решениях». Ведь самая лучшая служба безопасности не та, которая решает проблемы, а та, которая не допускает их появления.
Подписывайтесь на нас:
Еще по теме
