Премудрые стоят дороже Прекрасных
Желающих получить работу секретаря в этом году стало еще больше. Сейчас на эту должность претендуют не только молодые особы без хорошего образования, но и десятки тысяч бывших менеджеров, оставшихся в результате кризиса не у дел. Как ни странно, обилие кандидатов только осложняет поиск наилучшего из них. Выбор хорошего референта может отнять больше сил, чем наем любого другого специалиста.
...крупные по пять, а мелкие по три
В московском комитете по труду и занятости утверждают, что зарплата секретарей сейчас составляет от 500 до 1500 рублей. Не надейтесь, что за такие деньги вам удастся найти безупречного профессионала. За такую зарплату согласятся работать секретари самой низкой квалификации - на reception.
Профессиональная элита - секретари-помощники директора получают, конечно, больше. Лучшим из них фирмы готовы платить не меньше $1000 за высокую квалификацию - этот критерий включает в себя наличие высшего образования, знание языков, сноровку и конечно же опыт работы в серьезных компаниях.
«Сейчас появилось еще большее разделение между секретарями-референтами и теми, кто выполняет обязанности помощника директора, - говорит Артур Авдеенко, руководитель отдела кадрового агентства «Амплуа». - Первым предлагают около $200 в месяц, хотя многие выпускницы средних школ готовы работать и за $100. К помощнику директора у руководителей совершенно другое отношение: «Если это хороший профессионал и понимающий человек, то экономить на нем мы не собираемся».
Раньше ежемесячные оклады квалифицированного помощника составляли $1500 - 2000, а сейчас в среднем $800, иногда $1000. Опытному секретарю-референту платят $400 - 600 в месяц. Зато требования возросли: наличие высшего образования и свободное владение английским языком сегодня подразумеваются изначально. Нужны также аналитические способности и хорошие манеры. Клиенты кадровых агентств часто просят найти секретаря с гуманитарным образованием. А внешность и возраст кандидатов отходят на второй план - «имиджевые» секретари в этом сезоне подешевели, и им платят не больше $300 в месяц.
Готовы снизойти
Вот уже несколько месяцев на рынке секретарского труда творится что-то невообразимое. Бывшие менеджеры, потерявшие места из-за кризиса, готовы потеснить с насиженных мест прежних молоденьких хозяек приемных. Они откликаются практически на все объявления о секретарских вакансиях, засыпая офисы своими резюме. Таким образом, у руководителей появляется шанс получить за те же деньги более квалифицированного работника. Многие его уже использовали, приняв на должность секретаря бывшего финансиста, менеджера по продажам или маркетолога.
«Попав под сокращение, многие люди стали позиционировать себя по-иному, - рассказывает Валерий Оськин, заместитель генерального директора «Агентства Контакт». - Если бывший бухгалтер не может найти работу по специальности, он приходит к совершенно логичному выводу о том, что придется соглашаться на меньшее - с тем чтобы по истечении какого-то времени попытаться вернуться на прежнюю позицию».
Ясно, что бывшие менеджеры сделают все, чтобы не засидеться на рядовой должности и пойти на повышение. Руководитель службы персонала, который ведет отбор, часто не знает, какое из двух «зол» предпочесть - низкооплачиваемую малограмотную работницу или ту, что посильней, но с большими амбициями. Рекрутеры советуют считать благом неизбежную ротацию и предпочитать опытных кандидатов.
Защита от лавин
Серьезные фирмы раньше подбирали секретарей через кадровые агентства. Теперь референтов и помощников чаще ищут самостоятельно, помещая объявления в газетах. Так, конечно, дешевле. Но есть и побочные явления - непрекращающиеся звонки, бесконечный поток факсимильных посланий, толпа в офисе. Дайте объявление о том, что ищете директора, и вам позвонят десятки людей. Но если вы объявите о вакансии секретаря - откликнутся несколько сотен кандидатов. Поставьте заслон для этой лавины.
В западных компаниях менеджер по персоналу перед началом поисков просит руководителя составить примерный портрет кандидата - образование, опыт, иногда возраст, а порой и семейное положение. Цвет волос и длина ног в этом портрете не предусмотрены, зато непременно описаны психологический тип кандидата и точный круг обязанностей.
Если руководитель не знает точно, кто именно ему нужен, поиски секретаря станут мучением. На одно и то же объявление «Ищем секретаря» откликнутся бодрая пенсионерка с министерским прошлым, сломленная невыплатами сотрудница НИИ, амбициозная выпускница бизнес-академии и девочка-подросток с аттестатом зрелости. Заранее решите, какой секретарь вам необходим.
«Чем проще должность, тем сильнее у народа разночтения по поводу того, что представляет из себя эта должность, - говорит Мария Конюхова, начальник отдела кадров «Российской нефтегазовой инвестиционной компании». - Значит, объявление о найме секретаря должно быть как можно более обстоятельным».
Объявление, которое уже на первом этапе отфильтрует массу неподходящих кандидатов, может выглядеть приблизительно так: «Фирма Х ищет некурящую, аккуратную женщину на должность секретаря с окладом от XXX рублей в отдел ремонта копировальной техники (инвестиций). Обязательны высшее образование, опыт работы, свободный английский, машинопись - 300 ударов/мин., знание ПК (Word,Excel)». Можно добавить уточнения вроде: «технический диплом», «немецкий язык», «возраст до 35 лет» и т.п.
Если для вас важны не наличие диплома и опыт будущей сотрудницы, а ее лояльность и энергичность, то упомяните о сути бизнеса - например, «делопроизводство в строительной компании». Это отпугнет томных девиц, мечтающих о рабочем дне, проходящем за веселыми разговорами и чаепитиями.
Не стесняйтесь указывать размеры зарплаты. Будет хуже, если кандидатка, ожидающая золотые горы, в разочаровании хлопнет дверью и на каждом углу будет поминать вашу фирму недобрым словом. Формула «От 500 рублей» или «От 100 долларов» дает понять, что торг уместен, и надбавки зависят от способностей кандидата.
«Многие руководители сейчас ориентируются отнюдь не на внешние данные соискательниц секретарской вакансии, - говорит Наталья Пономарева, завуч Московской школы секретарей. - Клиентам в первую очередь нужен определенный секретарский характер, психологическая предрасположенность кандидата к этой работе. Секретарь должен быть управляем и в то же время инициативен. Быть активным, но не лидером. На первый взгляд это сочетание несочетаемого, а между тем людей такого склада немало».
Выбор психологического типа сотрудницы зависит в том числе и от размеров компании. В небольшую фирму лучше нанять девушку скромную, без карьерных амбиций, иначе она постоянно будет подыскивать себе более перспективное место. Крупным компаниям больше подойдут те, кто наделен хорошими организаторскими способностями и любит проявлять себя на людях.
От МГУ до массажного салона
Поиск секретаря через кадровое агентство по-прежнему остается самым дорогим способом решения этой проблемы - даже несмотря на то что рекрутеры сейчас более сговорчивы при определении стоимости своих услуг. За поиск секретаря клиенты теперь платят от $300 до $1500. Зато серьезные агентства способны выполнить заказ очень быстро и довольно качественно - во-первых, рекрутеры не перегружены заказами, а во-вторых, их базы данных все равно больше и лучше той, которую вы составите самостоятельно, потратив массу усилий на обработку присланных в офис резюме.
Напомним наш совет двухмесячной давности: обращайтесь только в агентства, которые не берут денег с аппликантов, то есть с тех, кто ищет работу.
Секретаря можно подобрать и в одной из полутора десятков специальных школ, проводящих кратко- и среднесрочные курсы. Но учтите, что выпускницы этих школ - в основном молодые девушки без большого профессионального опыта. Зато и услуги школ обходятся клиентам куда дешевле - обычно в $100 - 200. Прежде чем выбрать одну из выпускниц подобной школы, поинтересуйтесь, в течение какого времени и чему именно там учат девушек, поскольку в разных школах секретарей готовят совсем по-разному. В одних делают ставку на обучение компьютерной грамоте - к их числу относятся Институт бизнеса, информатики и телекоммуникаций, учебный центр «Мир компьютеров», школы «Ритм» и «АБ». Две такие школы открыты при МГТУ имени Баумана.
Другие школы пытаются прежде всего познакомить будущих секретарей с азами бизнеса и экономики. В их числе Московская школа экономики, учебный центр «Имидж», школа «Шанс» и «Шарм-бизнес колледж».
Некоторые школы секретарей функционируют как факультативы при учебных центрах для массажистов и косметологов. Это, например, французская Академия красоты и образования, учебный центр «Стиль», «Евроколледж» и колледж «Интерсервис», школа «Лидер».
А в школе референтов при МГУ делают упор на приобретение учащимися навыков переводчика.
Почти все школы предлагают своим слушательницам пяти-восьминедельные курсы. Исключение - все та же школа референтов при МГУ, которая целых восемь месяцев растит «секретаря-интеллектуала».
«Одним нужен секретарь с итальянским языком, другим - с испанским, - комментирует учебную программу школы «АБ» ее директор Анна Батурина (среди клиентов школы - Центробанк и множество иностранных компаний). - К сожалению, элитное образование сейчас стоит дорого, и не всем девочкам оно по карману. Поэтому у нас есть два типа курсов - одни попроще и подешевле, другие - дорогие элитные».
Умная или красивая?
Московская школа секретарей, возможно, лучшая в столице. Два года назад Британский экзаменационный совет - авторитетная организация, близкая к правительству Великобритании - признал, что в Московской школе секретарей обучение ведется по европейским стандартам. Диплом школы теперь действителен в 45 странах.
Среди клиентов школы - ЮКОС, московские офисы Electrolux, IBM, где работают по три-четыре бывшие ученицы этой школы.
Случается, что выпускница, становясь со временем руководителем отдела, ищет себе помощника в той же школе. Так поступила, в частности, Мария Григорян, полтора года назад приглашенная в компанию Wrigley и впоследствии пересевшая из секретарского кресла в кресло координатора по работе с клиентами отдела неторговых операций.
«Подгонка» молодых москвичек под европейский стандарт - дело нелегкое. «Прямо беда с ними, - сетует Ирина Кононова, директор школы. - Бывает, что к нам приходит учиться умная девочка, но у нее очень запущена внешность. Или наоборот - девушка ухоженная, но с запущенным развитием. Профессия секретаря раньше считалась непрестижной и не требующей особой квалификации и воспитания. Сегодня отношение работодателей к секретарям сильно изменилось. Подобрать секретаря в ведущую компанию или банк очень сложно. Это должен быть профессионал, обладающий набором организационных навыков и дипломатичностью. К нам приходит много способных девушек, но «звездочек» среди них одна-две в группе».