«Прижизненная» информация
Любое решение руководителя, оказывающее влияние на деятельность компании, требует четкого понимания происходящих процессов. Первый источник управленческой информации, доступный руководителю, – это, конечно, бухгалтерский учет. Но, к сожалению, задачей бухгалтерии являются сбор и обработка данных, очень часто являющихся «посмертными» относительно процессов, требующих принятия решений, и соответственно эти данные не дают возможности оперативного контроля над бизнесом.
Безусловно, интуиция и опыт предоставляют руководителю дополнительные преимущества в управлении своим делом. Но не отменяют потребности в комплексных и достоверных данных. И здесь возникает проблема: как организовать учетные механизмы, которые могли бы создать у топ-менеджера ясное видение «живых» процессов? Иными словами, как создать систему управленческого учета?
Руководителю необходимо отслеживать оперативную информацию по меньшей мере на двух уровнях – стратегии (осуществляются ли процессы в соответствии с намеченными целями бизнеса? Есть ли изменения в бизнес-среде, которые заставляют пересмотреть стратегические цели?) и текущей деятельности (например, соответствуют ли показатели продаж указанным в плане?). Управленческий учет в той или иной форме есть практически у любой компании. Но «хаотичная» его организация приводит обычно к двум довольно неприятным сценариям.
Сценарий первый. Руководитель не получает необходимой информации, и работа компании начинает страдать от «засилья совещаний»: руководитель вынужден постоянно требовать отчетов глав подразделений, а полученные данные различных департаментов зачастую противоречат друг другу. В результате общая «картинка» остается для топ-менеджера неясной, что негативно влияет на принимаемые им решения.
Сценарий второй. На уровне топ-менеджера аккумулируется вся возможная управленческая информация. Да, в этой ситуации руководитель действительно может с уверенностью сказать, что происходит в данный момент в любом из структурных подразделений компании. Но принять управленческое решение на основании всего того количества документов, которое к нему стекается, топ-менеджер не в состоянии: он «распыляется» на решение массы локальных задач и не видит за деревьями леса.
Управленческий учет вообще один из тех процессов, которые теряют всякий смысл при отсутствии системного подхода. Что же нужно сделать, чтобы управленческий учет «заработал» и начал приносить ощутимую пользу?
Во-первых, необходимо понять, какая именно информация критична для ведения дел и необходима для принятия решений. Показания приборов в одном из цехов завода вряд ли нужны топ-менеджеру (хотя и важны для непосредственного исполнителя). Чем более масштабным является уровень управления, тем более обобщенной будет информация для принятия решений. Управленческий учет не требует максимальной точности собираемых данных. Но они должны быть репрезентативны. Для каждого процесса устанавливаются «контрольные показатели», адекватные объекту управления и уровню принимаемых решений. Например, для начальника цеха производственного предприятия таким показателем будет количество произведенной продукции по сменам, для начальника производства – объем производства за день и его доля в рамках недельного графика, для руководителя – недельный объем производства и его соответствие утвержденным планам.
Во-вторых, помимо самого контрольного показателя очень важен и интервал его допустимых значений (которые принимаются за норму и не требуют корректировки со стороны менеджеров). Для нормального движения информации за каждый из параметров должен отвечать сотрудник, который контролирует исполнение нормативов и предоставление информации по ходу процесса.
Информация, поступающая к руководителю, должна иметь только один источник, и в связи с этим особо важной становится «точка перехода» данных из оперативного контура в бухгалтерский. Необходимо четко разделить информацию, которую руководитель получает от непосредственных менеджеров того или иного процесса и от бухгалтерии.
Постановка управленческого учета – процесс достаточно непростой, но, очевидно, необходимый. Если руководитель все же принимается за организацию систем поддержки принятия решений, ему стоит принять во внимание вышеперечисленные правила. В противном случае все его благородные начинания потерпят неудачу.
Подписывайтесь на нас:
Еще по теме
