С бумажкой ты букашка
Американская некоммерческая исследовательская организация Association for Information and Image Management (AIIM) провела масштабное исследование, которое призвано выяснить отношение к бумажному документообороту в организациях разных размеров, работающих в различных отраслях и регионах (56% опрошенных представляли компании в США, остальные - другие части света), а также тенденции в этой области.
По итогам исследования оказалось, что 74% бизнесов, проводя кампании, направленные на совершенствование бизнес-процессов, так или иначе частью их делают усилия по сокращению бумажного документооборота. Это могут быть корпоративные инициативы, направленные, например, на уменьшение негативного воздействия на окружающую среду, сокращение издержек фронт- и бэк-офисов, наращивание аккумулируемых объемов информации за счет перехода на электронные носители, повышение точности учета, особенно данных о потребителях, сокращение расходов на пересылку документов почтой или через курьерские службы и т.п. Однако только 24% провозгласили избавление от бумаг в бизнесе как один из приоритетов. 18% вообще пока ничего не предпринимают в этом направлении. 41% организаций отмечает, что количество сопровождающих бизнес-процессы бумаг сокращается, но в то же время 19% компаний заявляют, что бумажных документов на самом деле со временем становится все больше. Возможно, одним из объяснений этого феномена является в какой-то степени ужесточение регулирования тех или иных сегментов рынка.
По расчетам, освобождение бизнеса от бумаг должно по меньшей мере в четыре раза повысить скорость принятия решений, сократить время реагирования на потребности клиентов, увеличить оперативность связи с ними. Более того, те компании, где удалось практически избавиться от документов на бумаге, говорят о повышении гибкости и оперативности в 4,6 раза. При этом производительность должна, по расчетам, подняться соответственно на 29,7 и 35,4%. 2/3 компаний, перешедших на безбумажный документооборот, сообщают о том, что затраты на это окупились в течение полутора лет, а половина отмечает отдачу уже в течение одного годового бюджетного цикла.
Одна из самых больших проблем, связанных с отказом от бумажных документов, - это верификация подписей и юридическая состоятельность электронных документов. Но и здесь менталитет постепенно меняется. Итоги опроса показали, что юридические службы 37% компаний позитивно оценивают переход на безбумажный документооборот. И лишь 26% однозначно против.