Как провести продуктивную видеоконференцию

В течение последних 3 лет видеоконференции стали незаменимым рабочим инструментом корпоративной жизни

Время, когда видеоконфе-
ренции были сервисом исключительно для нишевого
использования, прошло

Еще недавно российские компании были вынуждены использовать для видеосвязи в основном платформы иностранного производства, сегодня появились зрелые отечественные решения, которые по функциональности не только не уступают западным, но в чем-то их превосходят. Одно из них — | имеющее как корпоративную, так и публичную версии.

получили опыт удаленной работы

25

предпочитают оставаться на удаленке после окончания локдаунов

хотели бы сотрудничать с компанией в гибридном формате, сочетая походы в офис с работой из дома

Главным последствием пандемии коронавируса стало понимание, что офис для работы нужен не всем

по данным ВЦИОМ

%

%

10

%

33

Рассказываем, на что обратить внимание при подготовке продуктивной деловой видеоконференции.

Подобные платформы используются компаниями разного формата для объединения распределенной команды, обмена идеями, обучения и многих других целей. Чтобы их достичь, важно быть технически и психологически готовым выходить «в эфир».

Это технический базис успеха. Решение должно сохранять работоспособность при большом числе подключений (до 200 человек одновременно), не давить на спикеров временным лимитом и при этом гарантировать высокий уровень безопасности.

имеет защищенные видеопротоколы и шифрование

мониторинг угроз кибербезопасности облачной версии продукта и своевременное на них реагирование обеспечивает компания BI.ZONE

реализован с банковским подходом к обеспечению сохранности информации, независимо от того, используют ли клиенты публичную или корпоративную версию

SberJazz

все данные, как это предусмотрено российским законодательством, хранятся в ЦОДах внутри страны

Уровень защиты, функциональность и удобство публичной версии делают SberJazz подходящим для нужд бизнеса, в чем уже убедились многие российские компании.

успешной видеоконференции

Однако некоторым корпорациям критически важно иметь возможность управлять встречей и действиями ее участников, а также наличие инструментов для быстрого встраивания нового программного продукт в свой собственный ИТ- контур. Всем этим требованиям отвечает корпоративная версия SberJazz.

ссылки на встречи «вечные»: нет необходимости при повторном звонке генерировать новые, а вход осуществляется в один клик

администратор конференции может включать и выключать микрофоны, запрещать запись экрана и многое другое

возможность проводить закрытые встречи только для сотрудников, а для верификации устроен зал ожидания, где каждый подключившийся будет идентифицирован

к корпоративным звонкам можно присоединиться только через логин-пароль

Вместе с корпоративной лицензией, клиенты получают инструментарий для администрирования встреч и контроля доступа.

Управлять ходом видеоконференции можно жестами и голосом

Пользователи SberJazz могут использовать для входа в конференцию также устройства Sber, между которыми предусмотрен бесшовный переход. Например, можно со смартфона в одно касание переключиться на SberBox Top, когда требуется вывести звонок на большой экран, или на SberPortal при возвращении на рабочее место

Подключайтесь к платформе с разных устройств: прямо в браузере или с помощью приложения для ПК или мобильных устройств

SberJazz предлагает инструменты, упрощающие коммуникацию, такие как чат с реакциями или кнопку «поднять руку»

Платформа SaluteSpeech обеспечила сервис функцией текстовой расшифровки — система автоматически переводит речь спикеров в текст, который мгновенно отображается в чате

Перед каждым сеансом важно удостовериться, что с интернет-соединением, видео и звуком все в порядке. Если со связью проблемы, а перенести бизнес - встречу возможности нет, выходом становится подключение исключительно аудио. Такая функция реализована в SberJazz.

Спикер приходит первым, даже если последние 5-50 раз все проходило без задоринки – нужно время отрегулировать освещение, проверить фон, убедиться, что не надет костюм в мелкую полоску или горошек, чтобы у других участников не рябило в глазах.

Он не должен отвлекать от сути встречи и затмевать спикера. Правило здесь минималистичное: чем меньше — тем лучше. Чтобы убедиться в том, что он выбран верно, достаточно сделать скриншот и проанализировать увиденное. Или можно воспользоваться возможностью выбора предустановленного фона, которая есть у большинства сервисов для ВКС, в том числе у SberJazz.

Предпочтение рекомендуется отдавать естественному мягкому свету, источник которого будет расположен позади камеры перед спикером, а не сверху или снизу, чтобы избежать теней на лице. Идеальное освещение дает кольцевая лампа, популярная у блогеров. Еще одна важная вещь, о которой следует помнить, — это очки, они могут создавать блики при определенном угле падения луча света.

Поскольку эффекта «офлайн» общения позволяет добиться взгляд глаза в глаза, то спикеру следует смотреть в камеру, а не на экран. В случае если для проведения ВКС используется ноутбук, его следует поставить повыше, чтобы камера располагалась на уровне глаз.

Современные устройства предлагают высокое качество звука и видео, а платформа помогает улучшить изображение и убрать лишние звуки. Шумоподавление у SberJazz позволяет комфортно проводить звонок даже в опенспейсе, не ограничивая в общении коллег, не участвующих в ВКС, и убирает эхо.

Каждый, кому довелось стать участником конференцколла, хотя бы единожды был свидетелем того, как забывчивый коллега, не отключивший микрофон, транслировал в эфир все происходящее рядом с ним.

В корпоративной версии платформы SberJazz реализована возможность управлять разрешительными действиями, что исключает различные «помехи», отвлекающие аудиторию.

В идеале до начала сеанса ВКС у всех участников встречи должен быть ее план – примерная длительность звонка, обсуждаемые вопросы, возможность обратной связи со спикером. Кроме того, важно обговорить формат: должны ли все быть подключены по видеосвязи.

К тому же доказано, что участники встречи меньше устают, если чувствуют себя более связанными с группой, а этому способствуют small talks до или после встречи. Темами «разговорчиков» могут стать не только деловые проекты, но и погода, спорт, домашние питомцы.

Исследователи из Американской психологической ассоциации
отмечают, что присутствие на встрече «без видео» не снижает внимания. Мешает же восприятию информации, по мнению экспертов, общая «усталость от экрана». В связи с этим специалисты советуют проводить видеоконференции с 12:00 до 16:00, тогда они лучше воспринимаются аудиторией.

Видеоконференции – важнейший инструмент цифрового рабочего места, которое многие корпорации реализуют уже сейчас. Будут ли они эффективным способом связи команды или скучным бременем, зависит от выбора техники, сервиса и подготовки спикера.

SberJazz – это удобный и безопасный инструмент для вас и вашего бизнеса