За кадровые процессы ответят роботы
Цифровые системы лучшее и быстрее людей справляются с большими объемами рутинных операций, заметно повышая эффективность компаний вне зависимости от отрасли. В HR-сфере это особенно важно для крупных компаний с большим количеством сотрудников, а значит, и кадровой документации. Компания «МегаФон» — претендент на премию «Компания будущего — 2024» в номинации «Диджитал-трансформация» — запустила проект «HR Tech Revolution: Инновационная эволюция и технологические решения в кадровом администрировании». Он заключается в замещении специалиста по кадровому администрированию автоматической системой. Проект реализуется на протяжении всего 2024 года.
HR Tech Revolution — проект в кадровом администрировании, радикально меняющий подходы и методы предоставления сервисов для управления человеческими ресурсами. Прежде всего, он направлен на повышение технологичности операций, автоматизацию взаимодействия с сотрудниками и усиление его эффективности за счет роботизации.
В рамках проекта решался целый спектр задач, включая улучшение клиентского опыта и разработку self-services, ускорение цикла кадрового документооборота с гибкими бизнес-процессами, повышение качества консультирования работников, перевод монотонных ручных процессов и массовых кадровых мероприятий на автоматические системы и роботов. Также стояла задача экономии ресурсов и снижения операционных расходов компании, повышения прозрачности процессов. Для организации моментального консультирования сотрудников в режиме 24/7 планировалось создать особую среду в виде AI-бота по всем HR-вопросам. А роль специалиста по кадровому администрированию должна была трансформироваться в ответственного за продукт с возможностью наращивать свой кадровый и технологический потенциал.
Объем кадровых документов можно оценить, исходя из численности сотрудников «МегаФона»: сегодня это более 22 000, более 6 000 из них заняты в рознице. Компания представлена в более чем 600 городах России. В среднем ежемесячно проводятся 17 680 кадровых мероприятий, ежегодно сдается более 11 000 форм отчетности, ежегодно сотрудниками с ЭП подписываются более 900 000 задач по ознакомлению с документами.
С 2024 года компания отказалась от транзакционных операций с применением сотрудников кадрового администрирования и передает операции цифровым системам и роботам. Это позволяет увеличить нагрузку на одного кадрового специалиста до 750 сотрудников.
Для этого «МегаФон» обновил структуру кадрового администрирования, разделив процессную и стратегическо-методологическую ветви, выделил центры экспертизы с экосистемой сервисов, которые оказывают методологическую поддержку и разработку продуктов по направлению деятельности, упразднил транзакционную модель ОЦО. В результате в компании выделили три направления кадровых сервисов, которые обеспечивают бесперебойное обслуживание в разных часовых поясах, снижая управленческие уровни за счет стандартизации и типизации процессов и операций. Результатом стало повышение эффективности работы кадровых специалистов на 72 %, увеличение объемов обслуживания в 3 раза.
Также в компании появилась новая роль — «Цифровой кадровик». Теперь сотрудник кадрового администрирования становится ответственным за целый продукт и его развитие. В обновленный функционал входят тестирование продукта, поддержка работы автоматизированных решений и роботов PRA, контроль потоков в КЭДО, фиксация Gaps и формирование предложений и гипотез по их устранению, развитие и расширение цифровой культуры в процессах кадрового администрирования. «Цифровой кадровик» является двигателем и проводником цифровой трансформации и культуры в компании, влияет на повышение цифровой зрелости компании, способствует формированию и развитию клиентоцентричности посредством улучшения клиентского пути сотрудника и повышению eNPS.
В рамках проекта в «МегаФоне» организовали бесшовный переход консультирования от кадрового специалиста к АI-коллеге с возможностью самообучения и актуализации библиотеки информации. За это отвечает чат-бот «МегаКоллега», который уже умеет консультировать сотрудников по всем кадровым вопросам — это более 150 тематик, и их количество увеличивается каждый месяц. Бот обрабатывает запросы сотрудников 24/7 за 5 секунд и дает возможность снять потребность в очном консультировании и оптимизировать работу кадрового специалиста на более 24 000 часов в год, а также твердо влияет на повышение eNPS.
«МегаФон не просто поддерживает современный тренд на автоматизацию и роботизацию внутренних процессов, но и является одним из флагманов внедрения современных технологий в кадровые бизнес-процессы. Я раз за разом убеждаюсь в этом, принимая участие в крупных профессиональных мероприятиях — HR-форумах, ИТ-конференциях и выставках. Благодаря нашему решению, кадровая поддержка сотрудников осуществляется в режиме 24/7, независимо от региона и часового пояса — и это при том, что специалисты по кадровому администрированию работают 5 дней в неделю по стандартному 8-часовому графику и имеют полноценные выходные. Несмотря на прорывной результат, цифровая трансформация кадровых процессов в “МегаФоне” продолжается. Нам есть, куда двигаться дальше, что в ближайшее время предложить внутренним клиентам и чем удивить рынок», — говорит Светлана Воропаева, руководитель дирекции по кадровому администрированию «МегаФона».
Сегодня прием на работу в компании уже происходит с применением цифровых технологий. В результате трудозатраты сотрудников кадровой службы на обработку документов по приему снизились в 5 раз, а скорость поиска и предоставления документов выросла в 3 раза (расчет на основе экономии трудозатрат). Благодаря решению «Цифровой кадровик» произошло укрупнение блоков ответственности с 5 макрорегионов до 3 хабов, что позволило сконцентрировать ресурсы и экспертизу, создавая более гибкую и отзывчивую структуру. Это изменило динамику принятия решений, обеспечив более быстрое реагирование на запросы бизнеса и сотрудников.
«Цифровой кадровик» стал важным шагом в трансформации HR-подразделения. С его помощью можно не только исследовать и внедрять продуктовые подходы, продукт активно участвует в создании Customer Journey Mapping (CJM) от лица потребителей услуг — сотрудников. Это позволяет сосредоточиться на потребностях пользователей, делая все процессы более персонализированными и эффективными.
Переход к новой структуре и внедрение роли цифрового кадровика способствовали созданию культуры, основанной на инновациях, согласованности и сотрудничестве. Сотрудники участвуют в процессе улучшения сервиса и имеют возможность делиться своим мнением, что положительно сказывается на общей атмосфере в компании.
AI-помощник «МегаКоллега» на основе генеративной нейросети (GPT 4.0) успешно осуществляет мгновенное консультирование работников 24/7. Умеет консультировать работников по разным темам HR за 5 секунд. Реализация консультирования через ИИ снимает более 50 % нагрузки по консультированию с кадровых специалистов.
Также в рамках проекта были реализованы разные виды электронной подписи: ПЭП, УКЭП, УНЭП, «ГосКлюч», сегодня УКЭП и УНЭП имеют более 95 % работников.
В направлении кадрового администрирования работают 5 RPA-роботов, которые проводят в год более 447 000 операций. Внедрение 2 роботов по отчетности позволило автоматизировать формирование и отправку в фонды ежедневно до 200 форм отчетности, ежеквартально около 500 форм отчетности и высвободить 4 000 часов специалистов по кадровому администрированию.
В будущем году компания планирует усовершенствовать эффективное консультирование через собственные AI-инструменты. На каждом этапе жизненного цикла сотрудника его будет курировать AI-помощник. Бот будет помогать сотруднику в привлечении и подборе персонала, адаптации, обучении и развитии, оценке результативности, признании и карьере. На всем пути осуществляется документальная поддержка функцией кадрового администрирования, а технологичность и простота кадровых бизнес-процессов позволяют повысить лояльность сотрудников к компании, которые не тратят время на рутину и быстро видят результат.
Подписывайтесь на нас:
Еще по теме
