Не стоит говорить про ЭДО — его нужно внедрять
Фото: пресс-служба «ПРО ЭДО»
Сегодня многие компании оказались на распутье: продолжать ли курс на цифровизацию или окуклиться в существующей форме, чтобы сэкономить. Парадокс в том, что грамотно внедренные инновации и есть способ оптимизировать расходы. Об этом подробно могут рассказать участники премии Контура «ПРО ЭДО». Ежегодно экспертное жюри определяет лучшие кейсы по переходу на электронный документооборот среди бизнес-игроков разного масштаба и отраслей. В конце октября будут объявлены победители 2022 года.
Электронный документооборот (ЭДО) вошел в бизнес-практику более 10 лет назад. В 2011 году был принят закон «Об электронной подписи», который ввел в регуляторное поле инновационный способ, подразумевающий отказ от бумажных документов в пользу цифрового взаимодействия. Сегодня ЭДО — стандарт, который рекомендуют органы власти и используют лидеры рынка.
В 2020 году глава Минцифры Максут Шадаев на заседании рабочей группы Госсовета по направлению «Коммуникации, связь, цифровая экономика» отмечал, что такой переход позволит сократить расходы компаний и организаций на 1–3%. Согласно концепции развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности, которую в 2020 году утвердил президиум правительственной комиссии по цифровому развитию, использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности, до конца 2024 года в электронную форму должны быть переведены 95% счетов-фактур (кроме отнесенных к гостайне) и 70% транспортных и товарных накладных. Поэтапная реализация концепции также позволит ежегодно начиная с 2022 года увеличивать число электронных документов не менее чем на 20%.
Впрочем, экономия не единственный бонус отказа от «бумаги». ЭДО доказанно повышает эффективность бизнес-процессов, ускоряет проведение операций и упрощает работу с важной информацией. Зависимость простая: чем больше рутинных операций оцифровано, тем серьезнее конкурентное преимущество у компании.
Кроме того, в период пандемии и карантинных ограничений бизнес зачастую оказывался в ситуации, когда важные коммерческие документы, содержавшие в том числе чувствительную информацию, не доставлялись вовремя или были утрачены, а необходимость физического контакта повышала опасность распространения вируса.
Премия за смелость
Впервые премию «ПРО ЭДО» Контур организовал в 2019 году. Участникам предлагалось описать опыт перехода на электронные сервисы, заменяющие традиционный документооборот, и достигнутые бизнес-эффекты. Тогда вынести свои достижения на суд экспертов решились 37 компаний. В 2021 году жюри, в которое входят представители бизнеса, отраслевых ассоциаций и профильных госорганов, оценивало уже 129 историй успеха из гораздо большего числа отраслей.
По словам руководителя направления ЭДО в Контуре Игоря Устюжанина, эта динамика отражает повышение уровня цифровой зрелости российского бизнеса и развитие рынка электронного документооборота в России. Компаний, внедряющих цифровые сервисы, становится больше; растет число направлений, в которых актуален переход на ЭДО. Кроме того, этот инструмент все активнее применяет как крупный бизнес, так и представители МСБ. Сегодня взаимодействие с контрагентами и сотрудниками все чаще происходит в онлайне.
«Рост числа участников привел к необходимости разделить ряд номинаций на две категории — по масштабу бизнеса. Кроме того, все больше интереса проявляется к отраслевым решениям, что приводит нас к необходимости регулярно пересматривать состав номинаций. В этом году добавили новые — учредили награды для компаний, успешно внедривших электронный документооборот в кадрах и сфере ДМС», — говорит Игорь Устюжанин.
Вручную обработать невозможно
Победителем «ПРО ЭДО — 2021» стал «Сервисный Центр ФЕСКО». Компания была признана лучшей в двух номинациях «Про успех: проект года» и «Про активность: эффективное подключение контрагентов» среди крупного бизнеса.
Презентуя кейс, заместитель генерального директора ООО «Сервисный Центр ФЕСКО» Елена Кондратьева отметила, что с помощью ЭДО происходит обмен документами с абсолютным большинством контрагентов, в том числе с иностранными партнерами. Это особенно важно для логистической компании, которая наращивает свое присутствие на Дальнем Востоке и становится ключевым участником товарооборота на азиатских направлениях.
Обрабатывать по старинке резко увеличившийся объем документации было бы практически невозможно. Если в 2019 году компания получала и отправляла около 10 500 бумажных документов ежемесячно, то в 2021-м этот показатель увеличился до 45 000 документов, а число партнеров превысило 15 000.
Стратегия отказа от бумаги была поэтапной, и сейчас доля закрывающих документов, проходящих через ЭДО, достигла 90%. 2023-й объявлен рубежом по полному отказу от бумажного документооборота — типовой договор будет предусматривать только электронный формат взаимодействия.
Цифровизация документооборота позволила, по данным самой компании, сократить время оформления документов в рамках оказания транспортных услуг с 3–4 месяцев до 7 минут. Сегодня клиенты могут просто и быстро заключить официальный договор в личном кабинете на сайте компании.
С точки зрения поставщика, также существенно сократилось время юридического оформления, так как документы автоматически попадают в ИТ-систему компании, проходят все необходимые этапы согласования и визируются электронной подписью. Такая скорость служит повышению конкурентоспособности FESCO на глобальном логистическом рынке.
Цифровой обмен документами возможен не только с компаниями-резидентами: сегодня международный ЭДО работает с FESCO Lines Korea (Южная Корея) и FESCO Lines China (Китай).
Один из важнейших результатов внедрения ЭДО — лояльность внутренних клиентов: сотрудникам удобно выпускать в один клик около 4 тысяч актов сверки ежеквартально и коммуницировать по поводу потока неформализованных документов в единой точке контакта.
По словам Елены Кондратьевой, переход на ЭДО на 65% уменьшил время обработки информации и на 90% сократил общие расходы на документооборот. Достигнутый эффект в компании намерены масштабировать, чтобы создать полностью цифровой логистический продукт.
По итогам 2021 года количество подключений к системам юридически значимого электронного документооборота в России возросло на 40%, по оценкам аналитиков Контура. Активнее всего переходят на ЭДО компании из сфер торговли, спорта и образования. Лидеры по цифровизации документооборота — бюджетные организации, компании по предоставлению бытовых услуг, а также работающие в сегменте HoReCa и туризма.
Операторы ЭДО передали в совокупности 1,1 млрд документов, в то время как в 2020 году показатель составлял около 850 млн.
Однако цифры все еще небольшие, с учетом того что только 9% от всего объема передаваемых счетов-фактур, согласно концепции развития ЭДО, оцифрованы.Потенциально к ЭДО в России могут подключиться около 4 млн ИП и юрлиц. Объем этого рынка, по оценке Контура, по итогам 2022 года может достигнуть 10 млрд рублей.
Поиск лучших
Во время премии «ПРО ЭДО» бизнес активно делится экспертизой по внедрению цифровых решений, рассказывает о выбранных цифровых продуктах, кейсах внедрения и реальных результатах. Квалифицированная дискуссия ожидается и на этот раз. К участию в конкурсе приглашаются пользователи решений для электронного документооборота от Контура, экосистемы продуктов для бизнеса: Диадок, модуль КЭДО, Контур.EDI и Контур.Страхование.
Премия предусматривает семь номинаций, в том числе специальную номинацию по результатам открытого онлайн-голосования на сайте «ПРО ЭДО». Изучайте лучшие практики, рассказывайте о своем опыте.
Определение победителей будет проходить в два этапа. До 25 сентября продлится прием заявок с кейсами участников. Затем жюри будет рассматривать кейсы, параллельно с этим начнется открытое голосование в интернете. Финалисты и лидеры будут объявлены 28 октября.
Реклама: АО "ПФ "СКБ Контур". Токен: Pb3XmBtzt9k4NxQjbDjUtgaxHhTnPxszDozrb6N
Подписывайтесь на нас:
Еще по теме
