Взять офис без боя
Поиск и выбор новых офисных помещений часто превращается для компании в головную боль. Как сделать так, чтобы представления компании о новом офисе вполне соответствовали тем временным и денежным затратам, на которые готово пойти ее руководство? Как выбрать лучший вариант, сколько времени займет поиск и какие тонкости следует учесть при заключении договора аренды? Подобные вопросы встают перед всяким, кто ищет новый офис.
Около полугода назад западная косметическая компания самостоятельно заключила договор аренды офисных площадей. После переезда выяснилось, что в договор забыли включить эксплуатационные расходы (техобслуживание, коммунальные платежи, охрану и т.д.). В итоге стоимость аренды возросла на 15%. Другая фирма арендовала 100 кв. м и, едва въехав в новое помещение, обнаружила, что используемая площадь здесь всего 80 «квадратов». Все остальное – закоулки и служебные помещения, за которые по договору предстоит выплачивать такую же цену, как и за используемую площадь. Если учесть стремление компаний найти офис в пределах Бульварного или Садового кольца, где годовая ставка аренды достигает $700 за кв. м, то увеличение суммы даже на несколько процентов очень ощутимо. Ошибки в другом договоре аренды привели к тому, что финансируемая компанией в счет арендной платы отделка офисного блока длилась долее оговоренных документами двух месяцев. И та часть работ, которую не удалось завершить в этот двухмесячный срок, проходила уже целиком за счет арендатора. Если к этим проблемам прибавить дефицит офисных площадей в Москве, то поиск нового офиса может и вовсе превратиться в шараду.
Чтобы начать хорошо, начните с начала
«Прежде всего необходимо понять, почему переезжает компания, затем выяснить условия аренды имеющегося офиса (чтобы в процессе поисков не оказаться на улице), ну и, наконец, обратиться к профессионалам за помощью», – такой алгоритм предлагает исполнительный директор «Стайлз энд Рябокобылко» Сергей Рябокобылко. Он считает, что начинать поиск офиса или обращаться в риэлтерскую компанию необходимо за год-полтора до планируемого переезда. Конечно, можно переехать и за месяц, но чем меньше срок, тем уже круг реальных вариантов и выше расходы.
На начальном этапе очень важно выделить сотрудника компании, который будет курировать процесс поиска помещения, и делегировать ему право принять окончательное решение. Компания «Габа Estate» занималась поиском офиса для некой благотворительной организации. В выборе участвовали почти все сотрудники от директора до водителя, и каждый раз кому-то что-то не нравилось. В итоге решение принято не было, офис так и не нашли.
Чтобы понять, сколько может стоить подходящий офис, неплохо ознакомиться с рынком предложений. «Только после изучения сайта Арендатор.ру мы поняли, какой офис нам нужен», – рассказал «Ко» исполнительный директор небольшой нефтеторговой компании. На этапе знакомства с рынком через специализированные издания и сайты возрастают шансы напрямую связаться с профессиональным консультантом. По мнению Рубена Алчуджяна, руководителя отдела по работе с корпоративными клиентами Colliers International, «для составления запроса консультанту достаточно определить два основных критерия – количество сотрудников (с учетом возможного увеличения штата) и приоритеты в требованиях к офису – качество, время въезда и месторасположение». Если вы действуете самостоятельно, количество подобных критериев увеличится в несколько раз. К указанным добавятся такие параметры, как планировка офисного пространства, отделка; Интернет и телефония (при переезде все компании стремятся сохранить свои старые номера); кондиционирование, этажность, наличие лифта, охрана, высота потолков, наличие паркинга; набор арендаторов и т.д. По словам Сергея Рябокобылко, реально существует более 50 критериев оценки, из которых надо выделить один или несколько обязательных для конкретного арендатора – например, расположение офиса. «На практике самостоятельно определить эти критерии в состоянии только 20% потенциальных арендаторов, остальным необходима помощь консультантов», – считает генеральный директор «Габа Estate» Денис Габа.
Куда пойти, куда податься?
Желающим найти офис приходится останавливаться на одном из трех сценариев: самостоятельно собирать информацию и подыскивать варианты; обращаться в информационное агентство или искать профессионального консультанта. У арендатора основная задача одна – минимизировать затраты компании не только на переезд, но и на аренду. «По сути дела, арендатору предстоит найти новое эффективное решение для ведения бизнеса», – говорит Сергей Рябокобылко.
Начальник отдела по работе с собственниками ABNRealty Роман Чепцов считает, что за информацией о вакантных офисных площадях не стоит обращаться в агентства, предоставляющие сведения о рыночных предложениях – это все же потеря денег, хотя и небольших. В такие агентства чаще обращаются мелкие и средние компании, так как у крупных арендаторов, как правило, уже есть свои консультанты. Но, пытаясь сэкономить (услуги информационных служб обычно стоят недорого), компания рискует потерять в разы больше. «Основной недостаток бумажных и виртуальных источников – несоответствие объявлений реальности, медленное обновление и маленький ассортимент. Звонить по таким объявлениям почти всегда поздно, а ездить смотреть вообще не имеет смысла», – считает помощник исполнительного директора Международной энергетической премии «Глобальная энергия» Мария Заруцкая. Представитель компании, занимающейся поставками сырья для предприятий легкой промышленности, рассказал «Ко», что мало просто осмотреть объекты – нужно еще встретиться с людьми, в чью компетенцию входит ведение переговоров, то есть собственников площадей, а это большая проблема.
Минус работы с профессиональным консультантом – затраты на комиссионные (обычно это ставка аренды за месяц, либо фиксированная сумма за квадратный метр, либо процент от бюджета аренды) и возможная задержка в оформлении документов. Хотя многие бизнесмены жалуются на высокие комиссионные, они все же признают, что затраты на самостоятельные поиски несоизмеримо больше. Чтобы не ошибиться, выбирая консультанта, полезно узнать, какое количество квадратных метров эта риэлтерская компания сдала за последний квартал. Предложения офисных площадей могут быть одинаковыми, поэтому стоит тщательно изучить и сравнить презентационную информацию о компании. Сергей Рябокобылко считает, что самый верный показатель – частотность вторичных обращений к одному риэлтеру. В итоге желательно иметь дело с двумя-тремя компаниями, а еще лучше – с одной компанией-профессионалом. «Арендаторы ошибаются, полагая, что десять консультантов – это в десять раз больше предложений», – говорит Роман Чепцов из ABNRealty. Будет лучше, если эта компания действует от лица собственника здания.
По мнению экспертов, на столичном рынке недвижимости найдется от силы десять крупных компаний, готовых выступить от лица арендатора, а не собственника помещения. Если консультант уже обременен договором с собственником здания (между ними заключен эксклюзивный договор), он обязан предупредить об этом арендатора. «Профессиональный консультант может временно отговорить клиента от переезда, если увидит, что на рынке нет подходящих вариантов», – считает Сергей Рябокобылко.
При всем богатстве выбора
Выбрав партнера-риэлтера, будущему арендатору следует заключить консультационный/агентский договор. Хороший консультант – это компания, которая практически полностью снимает с клиента обязанность участвовать в процессе поиска, анализа вариантов и переговоров по офисному помещению. «Практически любой собственник даст 3 – 8% скидку, если консультант арендатора сможет привести «правильные» доводы», – говорит Роман Чепцов из ABNRealty. Однако работа консультанта не отменяет работы юристов, поэтому регистрировать договор, получать справки, доверенности и проч. должен арендатор. Агентский договор нужен для того, чтобы четко прописать обязанности консультанта и сумму оплаты. Денис Габа рассказал случай из своей практики. Одна компания уже по истечении срока агентского договора самостоятельно арендовала офис. Консультанты сумели доказать, что, сотрудничая с этой компанией, они предлагали ей в качестве лучшего варианта именно этот офис, и арендатор был вынужден заплатить консультантам комиссионное вознаграждение.
Если в процессе выбора компания боится потерять один из подходящих вариантов, риэлтеры рекомендуют оформить «письмо о намерениях», в котором фиксируются договоренности (ставка аренды, срок аренды, метраж помещения, срок передачи помещения арендатору, количество парковочных мест и т. д.). Но самое главное – до определенной даты помещение снимается с рынка.
Если речь идет об офисе в строящемся или реконструируемом здании, обычно заключается предварительный договор аренды. «Эта схема – нормальная юридическая практика для Москвы», – замечает Рубен Алчуджян из Colliers International. В предварительном договоре должны быть прописаны четкие сроки окончания собственником строительных и отделочных работ и механизм заключения договора аренды после получения собственником свидетельства о регистрации права собственности на здание. К сожалению, в Москве нередки нарушения сроков передачи помещений из-за задержки строительства или реконструкции.
Если собственник здания предлагает арендатору свой проект договора аренды нежилого помещения, в первую очередь нужно посмотреть, присутствует ли в нем указание на то, что в течение всего периода аренды цена останется неизменной. Если не удается обозначить это условие, необходимо прописать в договоре аренды пределы изменения арендной ставки. Второй принципиальный момент – разрыв договора. «На рынке помещений класса А и В+ срок стандартного договора обычно составляет от 3 до 5 лет», – говорит Рубен Алчуджян. «Обычно собственник помещения предлагает прописать право на разрыв договора аренды с предупреждением об этом арендатора за один – три месяца. При этом арендатор вообще не имеет права прекратить договор аренды», – констатирует Роман Чепцов. Риэлтеры рекомендуют установить обоюдное право сторон досрочно разорвать договор аренды с предупреждением второй стороны минимум за четыре месяца. «Нет двух абсолютно одинаковых зданий. При выборе очень важно исключить субъективный подход по типу «нравится не нравится»», – резюмирует Сергей Рябокобылко.
Подписывайтесь на нас:
Еще по теме
