Виртуальный бюрократизм
Сектор систем электронного документооборота в России развивается быстрее других на рынке информационных технологий. Годовой прирост здесь составляет примерно 30%. В 2002 году сектор систем электронного документооборота, по оценкам РБК, «весил» около $20 млн. Такие темпы развития будут сохраняться еще несколько лет.
Столь бурное развитие систем документооборота эксперты объясняют тем обстоятельством, что клиенты почувствовали вкус к оптимизации бизнеса.
«Внедрение электронной системы обмена деловой корреспонденцией позволяет организации на 80% сократить издержки на архивное хранение документов, на 30 – 35 % уменьшить расход бумаги и на 25 – 30% сократить время работы с документами», – рассказывает Николай Никольский, директор по маркетингу компании CognitiveTechnologies.
В свою очередь, директор по маркетингу компании КРОК Владимир Кириллов уточняет, что само понятие термина «документооборот» неоднозначно. «Часто его трактуют как автоматизацию делопроизводства. Мне кажется, правильнее говорить об управлении бизнес-процессами и технологическими процессами компании. А электронный документооборот подразумевает инструменты для работы с документами и их интеграцию со средствами информационной безопасности и бизнес-приложениями. Данные инструменты должны быть масштабируемы – это важно при построении распределенных систем».
Виртуальная подпись
С электронной цифровой подписью (ЭЦП) документ имеет юридическую силу. В январе 2002 года был принят закон «Об электронной цифровой подписи», согласно которому документ, завизированный ЭЦП, является действительным. Пока в России случаи практического использования ЭЦП чрезвычайно редки. Как правило, бумажный и электронный документообороты существуют в компаниях параллельно.
«Закон об электронной цифровой подписи есть. Но пока не существует необходимых инструкций и регламентов для его применения. Это и сдерживает развитие национального рынка, – рассказывает Тагир Яппаров, президент компании «АйТи». – В то же время на корпоративном уровне ЭЦП уже применяется. У нас есть несколько пилотных проектов в крупных компаниях».
С мнением Яппарова согласен Владимир Кириллов: «Несовершенство нормативной базы в вопросах ЭЦП не позволяет организациям полностью исключить бумажный документооборот. В этих условиях важно, чтобы обе системы обмена документацией (бумажная и электронная) дополняли друг друга в целях повышения эффективности бизнеса».
Компания «АйТи» внедряет систему электронного документооборота в подчиненных МНС управлениях и межрегиональных инспекциях, расположенных на территории всех субъектов Федерации. Проект должен завершиться в течение 2003 года и предусматривает введение системы в 85 объектах. В общей сложности число ее пользователей составит порядка 10 000 человек.
Это не единственная крупная разработка такого рода. Уже больше года в ОАО «Магнитогорский металлургический комбинат» находится в эксплуатации автоматизированная система управления документооборотом «БОСС-Референт», внедрение которой началось еще в июне 2000 года. Для этого 150 рабочих мест (40 подразделений) объединили в единую инфраструктуру. Необходимость ее создания была продиктована масштабностью документооборота на комбинате – до 10 000 документов в день.
Стандартизация документооборота
Проблема, однако, состоит в том, что в каждой компании системы электронного документооборота строятся по-своему. Единого стандарта нет. Сейчас обмен документами между компаниями ведется либо с помощью электронной почты, либо по старинке – по факсу. Бывают и совсем курьезные случаи. Процесс часто выглядит следующим образом: документ, созданный в электронной системе одной компании, распечатывают, доставляют курьером или обычной почтой в другую компанию, где его сканируют и вводят в тамошнюю электронную систему.
На решение вопросов, касающихся стандартизации, направлены усилия всех участников рынка. Для этого в 2000 году они создали альянс «Гильдия управляющих документацией». В рамках гильдии есть рабочая группа по формированию единого стандарта документооборота. В нее вошли российские компьютерные компании «АйТи», «Ланит», «Оптима», «Интер-Траст», «Весть-Метатехнология», «Электронные офисные системы», Институт развития Москвы со своей системой «Золушка», CognitiveTechnologies и др.
Появление нового формата для обмена деловой корреспонденцией позволит повысить эффективность контактов организаций со своими партнерами, удаленными филиалами, государственными органами и другими внешними организациями.
Как справиться с зоопарком
Другую актуальную проблему, мешающую компаниям строить эффективные системы документооборота, называют «зоопарком приложений». О том, что это такое, рассказывает Николай Никольский из Cognitive: «Информационная система зачастую представляет собой совокупность различных программ, созданных на разных платформах. Из-за этой разноплановости трудно создать стандартную процедуру электронного обмена корреспонденцией. Часто компании не предоставляют схему прохождения документов в собственной структуре. Например, в бухгалтерии утверждают, что должны приступать к работе с документами после юристов. А юристы считают, что знакомиться с документами им следует после бухгалтерии и т.д. Поэтому случается так, что система документооборота в компаниях существует без строгой последовательности прохождения документа».
Выбор системы автоматизации зависит от масштаба компании и уровня решаемых ею задач. «Небольшому предприятию вполне подойдет любой из широко представленных сейчас на рынке «коробочных» продуктов, – считает Владимир Кириллов. – Для корпоративных, территориально распределенных организаций, холдингов, предприятий с широким спектром задач и большим количеством бизнес-приложений больше подойдут системы, созданные на базе промышленных платформ Microsoft, IBM, Documentum».
Подписывайтесь на нас:
Еще по теме
