Виртуальный бюрократизм

Сектор систем электронного документооборота в России развивается быстрее других на рынке информационных технологий. Годовой прирост здесь составляет примерно 30%. В  2002 году сектор систем электронного документооборота, по оценкам РБК, «весил» около $20 млн. Такие темпы развития будут сохраняться еще несколько лет.

Столь бурное развитие систем документооборота эксперты объясняют тем обстоятельством, что клиенты почувствовали вкус к оптимизации бизнеса.

«Внедрение электронной системы обмена деловой корреспонденцией позволяет организации на 80% сократить издержки на архивное хранение документов, на 30 – 35 % уменьшить расход бумаги и на 25 – 30% сократить время работы с документами», – рассказывает Николай Никольский, директор по маркетингу компании CognitiveTechnologies.

В свою очередь, директор по маркетингу компании КРОК Владимир Кириллов уточняет, что само понятие термина «документооборот» неоднозначно. «Часто его трактуют как автоматизацию делопроизводства. Мне кажется, правильнее говорить об управлении бизнес-процессами и технологическими процессами компании. А электронный документооборот подразумевает инструменты для работы с документами и их интеграцию со средствами информационной безопасности и бизнес-приложениями. Данные инструменты должны быть масштабируемы – это важно при построении распределенных систем».

Виртуальная подпись

С электронной цифровой подписью (ЭЦП) документ имеет юридическую силу. В январе 2002 года был принят закон «Об электронной цифровой подписи», согласно которому документ, завизированный ЭЦП, является действительным. Пока в России случаи практического использования ЭЦП чрезвычайно редки. Как правило, бумажный и электронный документообороты существуют в компаниях параллельно.

«Закон об электронной цифровой подписи есть. Но пока не существует необходимых инструкций и регламентов для его применения. Это и сдерживает развитие национального рынка, – рассказывает Тагир Яппаров, президент компании «АйТи». – В то же время на корпоративном уровне ЭЦП уже применяется. У нас есть несколько пилотных проектов в крупных компаниях».

С мнением Яппарова согласен Владимир Кириллов: «Несовершенство нормативной базы в вопросах ЭЦП не позволяет организациям полностью исключить бумажный документооборот. В этих условиях важно, чтобы обе системы обмена документацией (бумажная и электронная) дополняли друг друга в целях повышения эффективности бизнеса».

Компания «АйТи» внедряет систему электронного документооборота в подчиненных МНС управлениях и межрегиональных инспекциях, расположенных на территории всех субъектов Федерации. Проект должен завершиться в течение 2003 года и предусматривает введение системы в 85 объектах. В общей сложности число ее пользователей составит порядка 10 000 человек.

Это не единственная крупная разработка такого рода. Уже больше года в ОАО «Магнитогорский металлургический комбинат» находится в эксплуатации автоматизированная система управления документооборотом «БОСС-Референт», внедрение которой началось еще в июне 2000 года. Для этого 150 рабочих мест (40 подразделений) объединили в единую инфраструктуру. Необходимость ее создания была продиктована масштабностью документооборота на комбинате – до 10 000 документов в день.

Стандартизация документооборота

Проблема, однако, состоит в том, что в каждой компании системы электронного документооборота строятся по-своему. Единого стандарта нет. Сейчас обмен документами между компаниями ведется либо с помощью электронной почты, либо по старинке – по факсу. Бывают и совсем курьезные случаи. Процесс часто выглядит следующим образом: документ, созданный в электронной системе одной компании, распечатывают, доставляют курьером или обычной почтой в другую компанию, где его сканируют и вводят в тамошнюю электронную систему.

На решение вопросов, касающихся стандартизации, направлены усилия всех участников рынка. Для этого в 2000 году они создали альянс «Гильдия управляющих документацией». В рамках гильдии есть рабочая группа по формированию единого стандарта документооборота. В нее вошли российские компьютерные компании  «АйТи», «Ланит», «Оптима», «Интер-Траст», «Весть-Метатехнология», «Электронные офисные системы», Институт развития Москвы со своей системой «Золушка», CognitiveTechnologies и др.

Появление нового формата для обмена деловой корреспонденцией позволит повысить эффективность контактов организаций со своими партнерами, удаленными филиалами, государственными органами и другими внешними организациями.

Как справиться с зоопарком

Другую актуальную проблему, мешающую компаниям строить эффективные системы документооборота, называют «зоопарком приложений». О том, что это такое, рассказывает Николай Никольский из Cognitive: «Информационная система зачастую представляет собой совокупность различных программ, созданных на разных платформах. Из-за этой разноплановости трудно создать стандартную процедуру электронного обмена корреспонденцией. Часто компании не предоставляют схему прохождения документов в собственной структуре. Например, в бухгалтерии утверждают, что должны приступать к работе с документами после юристов. А юристы считают, что знакомиться с документами им следует после бухгалтерии и т.д. Поэтому случается так, что система документооборота в компаниях существует без строгой последовательности прохождения документа».

Выбор системы автоматизации зависит от масштаба компании и уровня решаемых ею задач. «Небольшому предприятию вполне подойдет любой из широко представленных сейчас на рынке «коробочных» продуктов, – считает Владимир Кириллов. – Для корпоративных, территориально распределенных организаций, холдингов, предприятий с широким спектром задач и большим количеством бизнес-приложений больше подойдут системы, созданные на базе промышленных платформ Microsoft, IBM, Documentum».

Подписывайтесь на нас:

Еще по теме

архив

Вас не догонят

Скандал с правами на песни группы «Тату», громыхнувший на прошлой неделе, стал одним из самых долгожданных событий на культурной российской сцене. Как же так, удивлялись понимающие люди, уж скоро год, как две московские девочки соблазнили окружающий мир, устроив такое глобальное пип-шоу и заработав на этом для себя и для продюсирующих и звукозаписывающих дядей какое-то количество миллионов, а до сих пор никто не кинул предъяву на свою долю в бизнесе. Тем более что, как шептались те же понимающие люди, у Ивана Шаповалова, продюсера «Тату», с правами на девочек были напряги. Это у поражения находится один, реже два козла отпущения, а вот успех, тем более финансовый, всегда требует группы соавторов. Кто-то сказал «а», кто-то вовремя купил бутербродов, а кто-то вовремя разделил постель.И вот громыхнуло. Лена Кипер, соавтор двух главных хитов – «Нас не догонят» и «Я сошла с ума», собственно, и превративших «Тату» в золотых телочек, заявила, что ее авторские права ущемлены. Дело пошло в Тимирязевский народный суд и в прессу. В этой запутанной истории пусть действительно разбирается суд, а не пресса. По-человечески, гадая на костях успеха, можно допустить все что угодно. Нынешние правообладатели «Тату», одурев от успеха и денег, раздумали делиться (версия истца). Что ж, бывает. Очень по-человечески. Лена Кипер, запускающая собственный проект, решила сделать себе имя на «Тату», а заодно и – по возможности – подзаработать (версия ответчика). Тоже бывает и тоже выглядит достоверно – не корежит человеческую натуру.Это все и называется в шоу-бизнесе платой за успех. Что-то мне подсказывает, что нас еще ждет громкое продолжение истории «Тату». Девочки скоро подрастут и, наверное, выйдут замуж, народят милых детишек или как минимум станут регулярно попадать в таблоиды на пару с очередным (как это у них называется) бойфрендом. В любом случае придуманный для девочек образ не долгоиграющая пластинка. Гумбертианская трагедия состоит в том, что Лолита вырастает – неумолимо и быстро. Трудно представить «Тату», и через три-четыре года поющих про подростковый секс вдвоем и трудности взаимопонимания с родителями. Еще труднее – про тяжелую женскую долю, неверность любимого и про все то, что составляет основной репертуар российских эстрадных девушек от 23 до 53. Наклеенный на «Тату» облик потому и сработал настолько эффективно, что наклеен был идеально – не отлепишь до конца жизни. Даже если через пару лет кому-то из них вдруг захочется петь про женскую долю и рассказывать таблоидам, как Карабас Барабас заставлял играть в ролевые лесби-игры. Так верить, как сегодня, им уже не будут никогда. Свое главное в жизни признание они уже сделали.Это тоже плата за успех и куда более серьезная, чем дележ денег, зависть коллег и прочее театрализованное бизнес-шоу. Популярная фраза про то, что искусство требует жертв, к сожалению, абсолютно истинна. Другой вопрос – кто и что приносит в жертву. Это уже личный выбор каждого, с чем прощаться – с репутацией, здоровьем, семейной жизнью, материальным положением или с талантом.По некоторым – особо суровым – версиям, искусство еще требует и полной гибели всерьез, такой священной самоинквизиции: облить свои чувства, мысли, желания бензином и подпалиться на главной площади города на глазах у тысяч благодарных зрителей. Это, на мой взгляд, кокетство. Даже автор строк про полную гибель проснулся следующим утром, а не задохнулся ночью от идущей горлом поэзии. Тем не менее любой человек, живущий искусством, даже таким конвейерным его подразделением, как поп-музыка, должен иногда задумываться о завтрашнем дне, когда расплата может наступить не только в Тимирязевском нарсуде.

архив

Неродные палестины

Рождение независимого палестинского государства давно перестало быть делом Израиля и ООП. Интриги сверхдержав, политика двойных стандартов, террор и контртеррор – зеркальное отражение истории более чем полувековой давности, когда создавалось Государство Израиль.

архив

Домашняя работа

В конце ХХ века фантасты писали об обществе будущего, в котором отпадет необходимость в мегаполисах. Средства коммуникации разовьются настолько, что люди вообще перестанут встречаться и будут решать все вопросы, не выходя из собственного дома. В компании Epson считают, что такое время уже не за горами.

архив

Острый угол

Авторы большинства штудий, посвященных основам информационных технологий, так или иначе упоминают знаменитый «треугольник Фреге». Треугольник этот позволил в свое время еще на берегу договориться о некоторых определениях, соотнеся с каждым объектом его сущность (денотат), смысл (концепт) и, наконец, его знаковое выражение. Но если с точки зрения математиков имена, знаки и объекты – вещи совершенно ясные и однозначно воспринимаемые, то в жизни все происходит по-другому.

архив

Диалог с машиной

Президент группы компаний Verysell Михаил Краснов не ждет авансов от государства, но и не сторонится, подобно другим коллегам по отрасли, контактов с государственными органами. Краснов полагает, что российские компании, работающие в секторе информационных технологий (ИТ), должны вести диалог с государственной машиной. ИТ-бизнесу следует требовать от нее лишь создания целевых программ по развитию перспективных направлений. Об этом Михаил Краснов рассказал в интервью, которое взял для «Ко» аналитик РБК Александр Чачава.

посмотреть еще